Archiwum przejściowe

Mianem archiwum przejściowego określamy miejsce lub sytuację, w której konkretny zbiór zostaje zakwalifikowany do przechowywania tylko przez pewien czas. Dokumenty o wartości historycznej są uznawane jako cenne i dlatego muszą mieć zapewnione swoje miejsce w katalogach. Zanim jednak trafią do docelowego archiwum na stałe, muszą znaleźć się pod opieką archiwistów lub kustoszów zarządzających archiwum przejściowym. To bezpieczne rozwiązanie, które zagwarantuje im należytą ochronę i zredukuje do minimum ryzyko zagubienia czy zniszczenia.

Mając na uwadze, jaką rolę pełnią archiwa przejściowe, można uznać je za ważny element większej strategii kształtowania zasobów archiwalnych. Zwracamy też uwagę na zasadność ich istnienia na każdym szczeblu – powiatowym, wojewódzkim, ale też w przedsiębiorstwach czy instytucjach. Można prowadzić samemu odpowiedni dział zajmujący się gromadzeniem i porządkowaniem zasobów, ale też zlecić te usługi firmie zewnętrznej na zasadzie outsourcingu. Dzisiaj, wraz z postępem digitalizacji, coraz częściej do realizacji tych zadań wykorzystywane są zaawansowane programy komputerowe. Przy ich pomocy kwalifikowanie dokumentów przeznaczonych do umieszczenia w archiwum przejściowym, na następnie docelowym odbywa się szybciej, a ryzyko jakichkolwiek błędów zostaje zredukowane do minimum (podobnie, jak ilość czasu i czynności potrzebnych do sfinalizowania pracy).