Jednolity rzeczowy wykaz akt

Przechowywanie dużej liczby akt w dowolnym archiwum może powodować problemy z odnalezieniem właściwego dokumentu. Dotyczy to zarówno potrzeby ich przekazania czy udostępnienia, jak i potwierdzenia ich obecności w zbiorze. W celu usprawnienia tego procesu sporządza się wykaz akt – dokument normatywny organizujący pracę biurową.

Czym jest jednolity rzeczowy wykaz akt?

Wykaz akt jest jednym z trzech dokumentów, które obowiązują w kancelariach i archiwach jako akty normatywne, regulujące pracę biura. Jego zadaniem jest rejestracja gromadzonych dokumentów, a także ich oznaczanie, łączenie czy usprawnianie przechowywania. Jednolity rzeczowy wykaz akt jest dokumentem tworzonym w oparciu o ogólne wytyczne, dotyczące wszystkich jednostek organizacyjnych, bez względu na ich strukturę czy stosowane formy wewnętrznej klasyfikacji. Wykaz jest oparty na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Jego podstawę stanowi podział całej dokumentacji archiwalnej gromadzonej w danej jednostce na dziesięć części, numerowanych cyframi od 0 do 9.

Struktura JRWA

Struktura wykazu ma charakter wielopoziomowy, przy czym na każdym niższym poziomie dokumentacja także jest dzielona na maksimum 10 części. Do pierwszych czterech klas górnego poziomu zalicza się akta typowe: 0 – Zarządzanie, 1 – Kadry, 2- Środki rzeczowe, 3 – Ekonomika.

Oznaczenia klas w poszczególnych poziomach są wyrażane szeregiem cyfr: np.: 01 – klasa drugiego poziomu, 011 – klasa trzeciego poziomu. Klasy końcowe odpowiadają tematycznym teczkom aktowym. W wykazie JRWA stosuje się też oznaczenia literowe. Są to:

  • A – dla dokumentacji mającej trwałą wartość historyczną, która w przyszłości ma trafić do archiwum państwowego
  • B – dla dokumentacji niearchiwalnej, która ma chwilowe znaczenie praktyczne,
  • Bc – dla dokumentacji manipulacyjnej o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym (np. do jednorazowego wykorzystania),
  • BE – dla dokumentacji przechowywanej przez wskazaną liczbę lat, która określa dodatkowa cyfra.

W przypadku dokumentacji oznaczonej np. BE 5 po pięciu latach od jej archiwizacji przeprowadza się ekspertyzę i dokonuje ewentualnej zmiany kwalifikacji archiwalnej. JRWA jest weryfikowane w systemie rocznym. W przypadku wystąpienia różnic jest konieczne m.in. sporządzenie nowego wykazu.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.