Metr bieżący

Metr bieżący to jedno ze specyficznych pojęć archiwistycznych. W ten sposób określa się ilość akt. Jeden metr bieżący oznacza dokładnie taką ilość dokumentów (w teczkach), jaka mieści się na półce o długości 1 m. Co ważne, można ją stosować tylko wtedy, gdy akta ułożone są systemem bibliotecznym, to znaczy w pozycji pionowej i grzbietem teczki do frontu półki. Teczki muszą być też umieszczone jedna przy drugiej (ściśle). Co równie ważne, dokonując pomiarów ilości akt, należy uwzględnić wyłącznie faktyczną przestrzeń, którą zajmują, a nie długość półki, na której stoją.

Jednostki używa się m.in. w sprawozdaniach z pracy archiwów, podając, ile metrów bieżących akt zostało przyjętych w danym okresie, a także w różnego rodzaju protokołach i innych oficjalnych dokumentach. To metoda znacznie efektywniejsza i bardziej praktyczna od posługiwania się ilością teczek czy kartek. Pozwala na oszacowanie ilości dokumentacji, niezależnie od jej rodzaju, chociaż nie jest szczególnie dokładna.

Dokładność metra bieżącego w archiwistyce

Pojęcie metra w matematyce jest bardzo precyzyjne i odnosi się do światowego wzorca, dzięki któremu ma zawsze taką samą długość. W efekcie można założyć, że bez względu na to, co zostało zmierzone za każdym razem otrzyma się tyle samo materiału czy uzyska identynczą odległość. Metr bieżący stosowany w archiwistyce nieco zaburza takie rozumienie. Wynika to z faktu, że nie dotyczy on bezpośrednio ilości dokumentów, lecz miejsca, jakie zajmują one na półce. W takim kontekście można założyć, że metr bieżący nie jest tu miarą liczebności dokumentów, ale oceną pojemności archiwum.

Ponieważ w innych dziedzinach tyczy się zupełnie czegoś innego, jako miara jest zmienną zależną od różnych czynników, w tym od upływu czasu. Wynika to z faktu, że poszczególne materiały, na których sporządzono dokumenty, niszczeją pod wpływem warunków środowiskowych. Szczególnie jest na nie podatny papier, który wchłania wilgoć z atmosfery lub – wręcz przeciwnie – wysycha i zmniejsza objętość. Przemiany te występują na przestrzeni lat i są niewielkie, jednak trzeba je brać pod uwagę w ocenach długoterminowych.

Co wpływa na zawartość dokumentów w metrze bieżącym?

Zmiana zawartości metra bieżącego dokumentów nie zawsze ma znaczenie tylko w ujęciu długoterminowym. Przykładem może być np. przejęcie jednostek archiwalnych na skutek sukcesji i włączenie ich do obowiązującego systemu bibliotecznego. W takiej sytuacji dochodzi do przesunięcia niektórych jednostek poza obszar metra bieżącego i włączenie w ich miejsce innych dokumentów, np. w teczkach zamiast w oprawie. Wówczas jedna nowa jednostka może zastąpić kilka poprzednich lub odwrotnie. Podobna sytuacja występuje w przypadku wybrakowania pewnych dokumentów. Usunięcie części z nich spowoduje zmianą układu jednostek na półce oraz wpłynie na ich ilość w metrze bieżącym.

Reasumując: na liczbę dokumentów znajdujących się w metrze bieżącym może wpływać kilka czynników, np.:

  • niestandardowa grubość papieru,
  • rodzaj i grubość oprawy akt,
  • zawartość pojedynczej jednostki archiwalnej (np. zdjęcia, złożone mapy, czy plany),
  • ubijanie się papieru po dłuższym okresie przechowywania,
  • reorganizacja zbioru przez włączenie nowych akt wytworzonych lub przejętych w wyniku sukcesji,
  • brak akt.

Szacuje się jednak, że metr bieżący akt nawet po długim przechowywaniu nie kurczy się o więcej niż 10% pierwotnego wymiaru.

Kiedy stosuje się metr bieżący w archiwistyce?

Metr bieżący akt jest jednostką pomiaru ilości dokumentów przydatną przy wszelkiego typu usługach oferowanych przez firmy zewnętrzne. W metrach bieżących można rozliczać niszczenie dokumentów lub ich brakowanie, ale też organizację archiwum i przechowywanie jego zasobów. Zazwyczaj są to usługi oferowane w konkretnej cenie. Ta jednostka miary jest też przydatna w komunikacji pomiędzy archiwami, umożliwiając orientacyjną ocenę wielkości archiwów w korespondencji, umowach o współpracy, czy sprawozdaniach.