Akta specyficzne

Dokumentację i tworzące ją akta można podzielić według wielu klasyfikacji. Jednym z ważniejszych podziałów funkcjonującym w jednostkach organizacyjnych jest podział dokumentacji na akta typowe i akta specyficzne. Tym razem zajmiemy się drugą kategorią. W jaki sposób akta specyficzne różnią się od typowych? Gdzie możemy je spotkać? Jak odbywa się klasyfikacja tego rodzaju akt?

Akta typowe i akta specyficzne

Jednym z najczęściej używanych podziałów dokumentacji jest podział na akta typowe i akta specyficzne. Na czym polega różnica pomiędzy nimi? Zacznijmy od akt typowych. W tej kategorii znajduje się dokumentacja, którą spotkamy w praktycznie każdej jednostce organizacyjnej, niezależnie od charakteru jej działalności. Przykładem akt typowych mogą być między innymi organizacyjne, socjalne, finansowe, związane z gospodarką materiałową i zaopatrzeniem czy zatrudnieniem pracowników. Dokumenty klasyfikuje się w obrębie klas od zerowej do pierwszej.

Akta specyficzne również spotkamy w niemal każdej jednostce organizacyjnej. Różnica polega na tym, że są one charakterystyczne dla statutowego działania tej jednostki. Obecność dokumentów tego typu i ich charakter zależy więc od konkretnej branży i zadań stojących przed organizacją. Do tej grupy zaliczają się praktycznie wszystkie dokumenty, których nie można zaklasyfikować do grupy typowych.

Jak klasyfikuje się akta specyficzne

Akta specyficzne wywołują niekiedy spory problemy dotyczące i klasyfikacji. Wynika to między innymi z faktu, że archiwiści nie posiadają wzorów dokumentacji specyficznej, w odróżnieniu od dokumentów typowych. Zdarza się również, że osoby odpowiedzialne za archiwizację przywiązują większą uwagę do akt typowych, nieco przy tym lekceważąc klasyfikację akt specyficznych. Biorąc pod uwagę, że akta specyficzne dotyczą statutowej działalności danej jednostki i stanowią główne źródło informacji na jej temat, wymagają one tak naprawdę jeszcze bardziej dokładnej klasyfikacji, choćby do celów naukowych. Dokumentacja musi więc być dokładnie opisana, ewidencjonowana i prawidłowo uporządkowana, by mogła pełnić swoją funkcję. Akta specyficzne w archiwistyce klasyfikuje się od klasy czwartej wzwyż.

W jakich jednostkach organizacyjnych spotkamy akta specyficzne?

Tak naprawdę, praktycznie każda jednostka organizacyjna wytwarza akta specyficzne, ponieważ każdy organizacja realizuję swoje podstawowe cele. Akta stanowią zatem świadectwo jej pracy i również dlatego wymagają dokładnego archiwizowania i identyfikacji wraz z uporządkowaniem. W sądach do akt specyficznych zaliczać się będą akta wszystkich prowadzonych tam spraw sądowych, co dobitnie podkreśla, jak bardzo ważna jest rola tych dokumentów. Jako akta specyficzne na uczelniach i w jednostkach badawczych klasyfikuje się także wyniki badań naukowych. Swoją specyficzną dokumentację prowadzą ponadto przedsiębiorstwa, jednostki edukacyjne, jednostki kulturalne, a w każdej branży charakterystyka tego rodzaju akt jest oczywiście zupełnie inna i zależna od działalności statutowej.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.