Sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych

Ewidencjonowanie materiałów archiwalnych oznacza wpisywanie poszczególnych jednostek archiwalnych do różnych spisów, wykazów, indeksów, rejestrów, z zachowaniem określonych zasad układu i oznaczania. Celami tego procesu są uporządkowanie i usprawnienie organizacji zasobu, ochrona zgromadzonych w nim dokumentów oraz usprawnienie ich odszukiwania. Sporządzanie ewidencji materiałów archiwalnych polega więc na dokonaniu wpisu (rejestracji) akt do konkretnego spisu zdawczo-odbiorczego akt.

Zasady sporządzania ewidencji materiałów archiwalnych

Aktem, który reguluje kwestie związane ze sporządzaniem ewidencji materiałów archiwalnych, jest zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 25 lutego 1986 r. Określa ono zasady porządkowania materiałów archiwalnych oraz sposobu ich przekazywania do archiwów państwowych. §4 pkt 5 tego dokumentu mówi, że sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych sprowadza się do umieszczenia akt w spisie zdawczo-odbiorczym, sporządzonym według określonego wzoru.

Informacje, które należy umieścić w spisie to:

• znak teczki,
• tytuł teczki,
• daty skrajne,
• kategoria klasyfikacyjna akt,
• liczba teczek,
• miejsce przechowywania akt.

Sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych wymaga przygotowania dwóch formularzy spisu zdawczo-odbiorczego oraz złożenia na nich czytelnych podpisów osób, które przekazują i przyjmują akta oraz kierownika jednostki organizacyjnej.

Formularz papierowy powinien być wypełniony pismem maszynowym, a poszczególne wpisy dokonane w kolejności zgodnej z układem akt. W przypadku ewidencji elektronicznej do archiwum państwowego przekazuje się jego wydruk.