Co konkretnie powinno się znaleźć w spisie zdawczo-odbiorczym akt? Czy konieczność jego sporządzenia dotyczy wyłącznie materiałów archiwalnych oznaczonych kategorią A? Kto musi złożyć swój podpis na spisie zdawczo-odbiorczym? Czym jest wykaz spisów zdawczo odbiorczych akt i dlaczego prowadzi się go w archiwum zakładowym, zanim trafią one do archiwum państwowego? W niektórych przypadkach może być wymagany dodatkowy wniosek lub uzupełniająca karta ewidencyjna w celu potwierdzenia przekazania.

Znaczenie spisu zdawczo-odbiorczego akt w archiwizacji dokumentów

Gromadzenie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej wiąże się z koniecznością uporządkowania często ogromnej liczby dokumentów, trafiających do archiwum, co stanowi spore wyzwanie dla archiwistów. Tylko wówczas dotarcie do potrzebnych akt czy też stwierdzenie ich istnienia będzie w przyszłości możliwie w krótkim czasie, gdy tylko zaistnieje taka konieczność.

Przykładem jest potrzeba odszukania przez byłego pracownika akt osobowych czy dokumentów płacowych sprzed kilkudziesięciu lat, w firmie, która zatrudnia kilkaset osób. Przedsiębiorstwa są prawnie objęte obowiązkiem archiwizowania tego typu dokumentacji, stanowiącej między innymi podstawę do przyznania byłym pracownikowi świadczeń emerytalnych. Wśród wielu wykorzystywanych w archiwach form ewidencji dokumentów jest spis zdawczo-odbiorczych akt. Ma on postać czytelnego, tabelarycznego formularza (stosuje się również różne druki i gotowe formularze zdawczo odbiorczych) i powinien być sporządzany zgodnie z obowiązującymi zasadami ewidencji dokumentacji.

Podstawa prawna

Obowiązek sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych wynika m.in. z:

• ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
• rozporządzeń Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej.

Cel sporządzania spisu

• zapewnienie kontroli nad przekazywaną dokumentacją,
• usprawnienie wyszukiwania materiałów po latach,
• pełnienie roli dowodowej – potwierdzenie przekazania i przejęcia akt.

Skorzystaj z profesjonalnej archiwizacji dokumentów

Jakie informacje zawiera spis zdawczo-odbiorczy akt?

Standardowy formularz spisu zdawczo-odbiorczego akt, posiada nagłówek zawierający nazwę jednostki oraz komórki organizacyjnej, w której są przechowywane dokumenty, a także numer spisu. Ze względu na to, że dokumentacja archiwalna w jednostce jest gromadzona od początku jej istnienia, również numery spisów muszą być kolejne i nie mogą kończyć się czy rozpoczynać wraz z nowym rokiem kalendarzowym.

Spis zdawczo-odbiorczy akt powinien też zawierać następujące informacje:

• liczbę porządkową,
• znak teczki, w którym znajdują się literowe oznaczenie komórki organizacyjnej oraz symbol klasyfikacyjny akt,
• tytuł teczki,
• daty skrajne,
• kategorię akt,
• liczbę teczek,
• miejsce przechowywania akt,
• informacje o przekazaniu akt do archiwum państwowego lub o ich zniszczeniu.

Spis zdawczo-odbiorczy akt sporządza się oddzielnie dla zbioru materiałów archiwalnych i niearchiwalnych, w dwóch egzemplarzach. Powinien też być podpisany przez kierownika komórki organizacyjnej oraz osobę przyjmującą i przekazującą akta. Drugi egzemplarz ma charakter roboczy i na nim nanosi się dane o brakowaniu akt.

Zalecane jest też umieszczanie jednej jednostki archiwalnej w wierszu oraz ograniczenie spisu do dokumentów o tym samym okresie przechowywania. W wielu dużych archiwach odnalezienie właściwych dokumentów po latach byłoby niemal niemożliwe, gdyby nie prawidłowo sporządzone spisy zdawczo-odbiorcze akt. Z tego względu bardzo istotne w działalności archiwum jest rzetelne sporządzenie spisu za każdym razem, kiedy kolejne dokumenty trafiają do danej jednostki.

Oprócz tego każda instytucja, sporządzająca wpisy zdawczo-odbiorcze akt może korzystać z dodatkowych rubryk, które opisują trafiające do niej akta znajdujące się we wpisie zdawczo-odbiorczym. Jednostki organizacyjne przygotowują gotowe szablony spisów zdawczo-odbiorczych, zawierające odpowiednio opisane rubryki, a także instrukcję ich wypełniania.

W szablonie, oprócz tabeli, znajduje się także miejsce na umieszczenie daty sporządzenia wpisu i niezbędne podpisy osoby przekazującej akta, kierownika jednostki organizacyjnej przekazującej dokumentację oraz jej przyjmującego. Obecnie spisy zdawczo-odbiorcze akt mogą być sporządzane nie tylko w formie papierowej, ale także elektronicznej.

Kategorie akt

Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się zarówno dla materiałów archiwalnych (kategoria A), jak i niearchiwalnych (kategoria B).

• Akta kategorii A – mają charakter wieczysty i są przekazywane do archiwów państwowych.
• Akta kategorii B – przechowywane w archiwach zakładowych przez czas określony w JRWA, a następnie brakowane.

Obowiązek sporządzania spisów nie dotyczy więc wyłącznie dokumentów kategorii A.

O czym należy pamiętać sporządzając spis zdawczo-odbiorczy akt?

Prawidłowe sporządzanie spisów zdawczo odbiorczych polega między innymi na tym, że w jednym spisie dokumentacji nie należy umieszczać razem materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej o różnych okresach przechowywania. Z kolei jednostka archiwalna musi stanowić odrębną pozycję we wpisie. Takie postępowanie pozwala zachować porządek w archiwum przy bardzo dużej ilości przyjmowanych akt – zarówno bieżących, jak i akt osobowych. Pomocne są przy tym odpowiednio przygotowane formularze, gotowe druki, a w razie potrzeby dodatkowa karta opisowa czy uzupełniający wniosek.

Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych

Spisy zdawczo odbiorcze wraz z upływem lat w znacznej części napływają do archiwum. Wszystkie muszą zostać zarejestrowane w archiwum zakładowym, do czego służy wykaz spisów zdawczo odbiorczych. Dokument ten obejmuje wszystkie spisy zdawczo odbiorcze, które trafiły do archiwum i później mogą być przekazywane do archiwum państwowego. Każdy z nich posiada własną sygnaturę nadawaną aktom w archiwum zakładowym. O nadaniu konkretnej sygnatury decyduje w praktyce kolejność rejestracji wpisów.

Wykaz spisów zdawczo odbiorczych zawiera również:

• datę przyjęcia danych akt do archiwum,
• nazwę komórki przekazującej tę dokumentację,
• liczbę teczek.

Dzięki temu możliwe jest pełne kontrolowanie przepływu dokumentacji zdawczo odbiorczych i zachowanie porządku w systemie rejestracji.

Digitalizacja i nowoczesne rozwiązania w Twoim archiwum zakładowym

Coraz więcej instytucji decyduje się na wykorzystanie systemów elektronicznego obiegu dokumentacji, które umożliwiają tworzenie spisów zdawczo odbiorczych w wersji cyfrowej. Dzięki temu spisy mogą być łatwo wyszukiwane, uzupełniane o dodatkowe informacje, a także integrowane z bazami danych jednostki.

Wdrożenie takich rozwiązań ułatwia również przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, ponieważ dane przekazywane są w jednolitych, ustandaryzowanych formatach. Elektroniczne formularze, cyfrowe karty oraz gotowe druki porządkują proces archiwizacji, minimalizując ryzyko błędów i gubienia informacji. W niektórych przypadkach systemy te generują automatycznie także wniosek o przekazanie dokumentacji, co dodatkowo upraszcza procedury.

Znaczenie rzetelnej archiwizacji dla instytucji i obywateli

Poprawne sporządzanie spisów zdawczo odbiorczych i prowadzenie wykazów spisów zdawczo odbiorczych ma kluczowe znaczenie nie tylko dla samej jednostki, ale również dla jej pracowników i klientów. Dzięki przejrzystemu systemowi przechowywania akt osobowych czy innej dokumentacji niearchiwalnej, możliwe jest szybkie wydanie zaświadczeń, odnalezienie danych do celów emerytalnych lub rozstrzygania sporów prawnych.

Z perspektywy instytucji dobrze przygotowany spis i kompletny dokument rejestracyjny to dowód należytego wykonywania obowiązków oraz zabezpieczenie przed ewentualnymi konsekwencjami prawnymi. Właściwie prowadzona ewidencja w archiwum zakładowym pozwala z kolei uniknąć chaosu i ułatwia przekazywanie akt do archiwum państwowego.

Odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie materiałów archiwalnych

Warto pamiętać, że sporządzanie i przechowywanie spisów zdawczo odbiorczych oraz prowadzenie wykazu spisów zdawczo odbiorczych to nie tylko kwestia organizacyjna, ale również odpowiedzialność prawna. Za poprawność opisów, kompletność przekazywanej dokumentacji i zgodność z obowiązującymi przepisami odpowiadają zarówno kierownicy komórek organizacyjnych, jak i pracownicy zajmujący się archiwizacją.

W przypadku błędów lub braków w spisie konsekwencje mogą dotyczyć całej instytucji – od trudności w odnalezieniu istotnych akt, aż po sankcje wynikające z naruszenia obowiązków wobec archiwum państwowego. Dlatego rzetelne wypełnianie formularzy, właściwe stosowanie druków, a także staranne opracowywanie każdej karty czy dodatkowego wniosku ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa i przejrzystości obiegu informacji w archiwum.