Spis zdawczo-odbiorczy akt

Gromadzenie materiałów archiwalnych i niearchiwalnych wiąże się z koniecznością uporządkowania często ogromnej liczby dokumentów, trafiających do archiwum, co stanowi spore wyzwanie dla archistów. Tylko wówczas dotarcie do potrzebnych akt czy też stwierdzenie ich istnienia, będzie w przyszłości możliwie w krótkim czasie, gdy tylko zaistnieje taka konieczność.

Przykładem jest potrzeba odszukania przez byłego pracownika dokumentów płacowych sprzed kilkudziesięciu lat, w firmie, która zatrudnia kilkaset osób. A przedsiębiorstwa są prawnie objęte obowiązkiem archiwizowania tego typu dokumentów, stanowiących między innymi podstawę do przyznania byłym pracownikowi świadczeń emerytalnych. Wśród wielu wykorzystywanych w archiwach form ewidencji dokumentów jest spis zdawczo-odbiorczy akt. Ma on postać czytelnego, tabelarycznego formularza i powinien być sporządzany zgodnie z obowiązującymi zasadami ewidencji dokumentów.

Co konkretnie powinno się znaleźć w spisie zdawczo-odbiorczym akt? Czy konieczność jego sporządzenia dotyczy wyłącznie materiałów archiwalnych oznaczonych kategorią A? Kto musi złożyć swój podpis na spisie zdawczo-odbiorczym? Czym jest wykaz spisów zdawczo-odbiorczych akt i dlaczego się go prowadzi?

Jakie informacje zawiera spis zdawczo-odbiorczy akt?

Standardowy formularz spisu zdawczo-odbiorczego akt, posiada nagłówek zawierający nazwę jednostki oraz komórki organizacyjnej, w której są przechowywane dokumenty, a także numer spisu. Ze względu na to, że dokumentacja archiwalna w jednostce jest gromadzona od początku jej istnienia, również numery spisów muszą być kolejne i nie mogą kończyć się czy rozpoczynać wraz z nowym rokiem kalendarzowym.

Spis zdawczo-odbiorczy akt powinien też zawierać następujące informacje:

• liczbę porządkową,
• znak teczki, w którym znajdują się literowe oznaczenie komórki organizacyjnej oraz symbol klasyfikacyjny akt,
• tytuł teczki,
• daty skrajne,
• kategorię akt,
• liczbę teczek,
• miejsce przechowywania akt,
• informacje o przekazaniu akt do archiwum państwowego lub o ich zniszczeniu.

Spis zdawczo-odbiorczy akt sporządza się oddzielnie dla zbioru materiałów archiwalnych i niearchiwalnych, w dwóch egzemplarzach. Powinien też być podpisany przez kierownika komórki organizacyjnej oraz osobę przyjmującą i przekazującą akta. Drugi egzemplarz ma charakter roboczy i na nim nanosi się dane o brakowaniu akt. Spisy powinny być układane narastająco. Zalecane jest też umieszczanie jednej jednostki archiwalnej w wierszu oraz ograniczenie spisu do dokumentów o tym samym okresie przechowywania. Bez korzystania z prawidłowo przygotowanych spisów zdawczo-odbiorczych akt, w wielu dużych archiwach znalezienie, po latach, odpowiednich dokumentów graniczyłoby z cudem.  Z tego względu bardzo istotne, w działalności archiwum, jest rzetelne sporządzenie spisu za każdym razem, kiedy kolejne dokumenty trafiają do danej jednostki.

Oprócz tego każda instytucja, sporządzająca wpisy zdawczo-odbiorcze akt może korzystać z dodatkowych rubryk, które opisują trafiające do niej akta znajdujące się we wpisie zdawczo-odbiorczym.  Jednostki organizacyjne przygotowują gotowe szablony spisów zdawczo-odbiorczych, zawierające odpowiednio opisane rubryki, a także instrukcję ich wypełniania. W szablonie, oprócz tabeli, znajduje się także miejsce na umieszczenie daty sporządzenia wpisu i niezbędne podpisy Osoby przekazującej akta, kierownika jednostki organizacyjnej przekazującej dokumentację oraz jej przyjmującego. Obecnie spisy zdawczo-odbiorcze akt mogą być sporządzane nie tylko w formie papierowej, ale także elektronicznej.

O czym jeszcze należy pamiętać sporządzając spis zdawczo-odbiorczy akt?

Prawidłowe sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych polega między innymi na tym, że w jednym spisie dokumentacji nie należy umieszczać razem dokumentów o różnych okresach przechowywania. Z kolei jednostka archiwalna musi stanowić odrębną pozycję we wpisie. Takie postępowanie pozwala zachować porządek w archiwum przy bardzo dużej ilości przyjmowanych dokumentów.

Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych

Spisy zdawczo-odbiorcze wraz z upływem lat w znacznej części napływają do archiwum. Wszystkie muszą zostać zarejestrowane w archiwum, do czego służy wykaz spisów zdawczo-odbiorczych. Dokument obejmuje wszystkie spisy zdawczo-odbiorcze, które trafiły do archiwum. Każdy z nich posiada własną sygnaturę nadawaną aktom w archiwum zakładowym. O nadaniu konkretnej sygnatury decyduje w praktyce kolejność rejestracji wpisów. Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych zawiera również datę przyjęcia danych akt do archiwum, nazwę komórki przekazującej te akta, a także liczbę teczek.