Komórka organizacyjna

Funkcjonowanie każdego przedsiębiorstwa czy instytucji wymaga odpowiedniej organizacji. Dzięki niej jest możliwe przydzielanie zadań i rozliczenie z nich. Pozwala ona też na przypisanie odpowiedzialności za przebieg i zakończenie określonych spraw, przechowywanie dokumentów oraz za obsługę korespondencji. Podstawowym elementem takiej struktury jest komórka organizacyjna.

Definicja komórki organizacyjnej

Encyklopedia zarządzania definiuje komórkę organizacyjną jako zespół ludzi (stanowisk pracy) odpowiedzialnych za wykonywanie podobnych zadań, zgodnych z celem jednostki nadrzędnej oraz mających wspólnego kierownika. W praktyce jest to najmniejsza część przedsiębiorstwa lub firmy, w której obowiązują zasady jednoosobowego kierownictwa i bezpośredniego podporządkowania.

Oznacza to, że każdy pracownik takiej komórki odpowiada wyłącznie przed jej kierownikiem, a kierownik bezpośrednio nadzoruje wszystkich członków zespołu. Otrzymanie polecenia wykonania zadania pod przełożonego wyższego szczebla nakłada na niego obowiązek powiadomienia o tym bezpośredniego zwierzchnika.

Rodzaje komórek organizacyjnych

Komórki organizacyjne przyjmują jedną z trzech form. Można wyróżnić te:

• liniowe – odpowiedzialne bezpośrednio za realizację zadań wynikających z celów jednostki nadrzędnej (przedsiębiorstwa czy instytucji),
• sztabowe – pełniące funkcje komórek doradczych i zajmujące się przeprowadzaniem analiz,
• pomocnicze – zajmujące się dostarczaniem środków niezbędnych do pracy komórek sztabowych i liniowych (pracownicy, surowce, narzędzia itp.).

Komórki organizacyjne łączą się w zespoły określane pionami organizacyjnymi. Zespoły charakteryzują podobny profil działania oraz wspólny przełożony rekrutujący się z grona naczelnego kierownictwa. Piony mogą być marketingowe, produkcyjne, finansowe itp.

Jednostki organizacyjne, a komórki organizacyjne – czym są i jakie są zależności między nimi?

Jednym z bazowych elementów tworzenia struktury organizacyjnej w firmie jest oczywiście określenie jej jednostek organizacyjnych oraz komórek organizacyjnych. Czym one jednak są? Ogólnie rzecz ujmując komórka organizacyjna jest niczym innym jak konkretnym zespołem w którym znajduje się kierownik oraz jego bezpośredni podwładni. Jednostka organizacyjna z kolei jest niczym innym jak zbiorem konkretnych komórek organizacyjnych. Idealnym przykładem jednostki organizacyjnej jest dział w danej firmie, który jest odpowiedzialny za określone zadania.

Struktura organizacyjna firmy – jakie są jej funkcje?

Z punktu widzenia komórek organizacyjnych, równie istotne jest zwrócenie uwagi, jakie są tak właściwie funkcje struktury organizacyjnej? Do podstawowych celów i zadań struktury organizacyjnej firmy zaliczamy:

• określenie zakresu obowiązków – to jest opis stanowisk pracy, zwrócenie uwagi na to, kto za co odpowiada oraz jaki jest zakres uprawnień i obowiązków poszczególnych komórek organizacyjnych, ponadto określa się również kompetencje każdej jednostki organizacyjnej w firmie;
• określenie przepływu informacji – to jest kto z kim powinien się kontaktować oraz jak jest przekazywana wiedza w firmie;
• Ustalenie całej struktury organizacyjnej zarządzania czyli tego jakie są dokładnie zależności między pracownikami w danej firmie;
• Opracowanie również schematu podziału obowiązków, korzyści i przywilejów między pracownikami firmy;

Bez odpowiedniej struktury organizacyjnej w firmie nie ma oczywiście mowy o jej prawidłowym funkcjonowaniu. Bez niej nie będziemy wiedzieć jaki jest zakres obowiązków poszczególnych stanowisk czy jakie są uprawnienia decyzyjne szefa i jego bezpośrednich podwładnych.

Jakie są rodzaje struktur organizacyjnych?

Zasadniczo wyróżnia się wiele różnych typów struktur organizacyjnych. Poniżej prezentujemy przykłady najbardziej popularnych z nich:

Struktura liniowa zwana również prostą

Jest ona tak nazywana ze względu na mało rozbudowaną formę podziału organizacji. Zasadniczo, składa się ona z trzech stanowisk to jest: kierowników, dyrektorów i pracowników. W tej strukturze każdy pracownik ma tylko jednego bezpośredniego przełożonego przed którym odpowiada. Ten przełożony z kolei, podlega dyrektorom;

Płaska struktura firmy

Która jest wciąż bardzo popularna w Polsce. W tej strukturze organizacyjnej brak jest szczebli zarządzania i wszyscy pracownicy podlegają tylko jednej osoby, bądź kierownik nadzoruje pracę tylko przy ważnych projektach. Jest to schemat organizacyjny typowy dla małych lub nowopowstałych przedsiębiorstw;

Struktura sztabowo liniowa

Struktura funkcjonalna

W strukturze funkcjonalnej, każdy pracownik odpowiada przed kilkoma kierownikami. Wszyscy oni z kolei odpowiadają przed dyrektorem. Ten zabieg pozwala na rozproszenie odpowiedzialności, co znacznie ułatwia pracę, zwłaszcza w dużych firmach, gdzie jeden kierownik nie jest w stanie kontrolować działań wszystkich pracowników;

Struktura macierzowa zwana również problemową

Struktura macierzowa dzieli kierowników na dwa typy, to jest projektowych oraz działów. W tym przypadku pracownicy odpowiadają nie tylko przed swoimi bezpośrednimi przełożonymi czyli kierownikami działów, ale również przed kierownikami projektów. W ten sposób w zespole tworzą się podgrupy, które pracują nad różnymi zadaniami;

Struktura dywizjonalna

Czyli struktura organizacyjna, która jest hierarchiczna. Na podstawie owej hierarchii tworzy się następnie tak zwane organiczne struktury wewnątrz mniejszych jednostek organizacyjnych;

Jak stworzyć skuteczną strukturę organizacyjną firmy?

Jeżeli chcemy stworzyć strukturę organizacyjną firmy, to absolutnie podstawowym elementem jest spisanie regulaminu organizacyjnego. Regulamin organizacyjny, to oficjalny dokument w którym opisuje się między innymi podział zadań oraz czynności, które przynależą do danego stanowiska pracy. W owym dokumencie zawarte są również informacje o normach i zasadach współpracy w danej organizacji.

Decydując się na wybór danej struktury organizacyjnej, dobrym pomysłem będzie kierować się zasadą minimalnej złożoności, która mówi o tym, że struktura organizacyjna powinna być tak prosta jak to tylko możliwe. Musimy jednak pamiętać o tym, że powinna ona pasować do wielkości firmy. Przykładowo struktura liniowa z małą liczbą szczebli zarządzania zwyczajnie nie sprawdzi się w dużej korporacji. A z drugiej strony struktura dywizjonalna nie ma sensu w startupie czy mikroprzedsiębiorstwie. Ostatnim krokiem jest szkicowanie schematu organizacyjnego.

Podsumowując struktura organizacyjna firmy świadczy o jej być albo nie być, pozwala ona bowiem nie tylko na jasne określenie zakresu prac i obowiązków, ale przede wszystkim pomoże nam wprowadzić porządek w zasobach ludzkich. Niezależnie od tego czy mówimy o małej firmie czy o dużym przedsiębiorstwie, ani jedno ani drugie nie jest w stanie funkcjonować bez odpowiednio opisanej struktury organizacyjnej.