Brakowanie dokumentacji

Polskie prawo jasno reguluje, w jaki sposób i jak długo należy przechowywać dokumenty przekazane do archiwizacji. Po upływie wskazanego czasu, pliki niearchiwalne mogą zostać poddane utylizacji. Brakowanie dokumentacji to proces przygotowujący dokumenty do zniszczenia. Jego przebieg powinien być zgodny z przepisami obowiązującego prawa.

Zarówno organy państwowe, jak również przedsiębiorstwa, które chcą przeprowadzić utylizację dokumentów, muszą ubiegać się o stosowną zgodę. Poprzedza ją proces brakowania. Złożony przez kierowników wniosek podlega rozpatrzeniu przez dyrektora właściwego terytorialnie archiwum państwowego lub – w wyjątkowych sytuacjach – przez dyrektora naczelnego.

Czym tak właściwie jest brakowanie dokumentacji?

Zarówno książkowa definicja jak i przepisy prawne związane z procesem brakowania dokumentacji, mogą dla wielu osób wydawać się niejasne. Dlatego też, pierwszym istotnym elementem jest opisanie tego, czym tak właściwie jest brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. Ogólnie jednak rzecz ujmując proces ten polega na niczym innym jak na trwałym zniszczeniu części dokumentów z których następnie powstaje zbiór archiwalny.

Niestety, ale brakowania dokumentów to procedura, która obejmuje wiele etapów co łatwo można wywnioskować po lekturze informacji, które zostały zawarte poniżej. Na cały proces składa się wiele czynności zaczynając od weryfikacji dokumentacji pod kątem jej okresu ważności i przydatności dla danej firmy, a na wyselekcjonowaniu dokumentów nadających się do zniszczenia kończąc. Tak duża ilość przepisów ma na celu obniżenie do minimum ryzyka, jaką mogłoby być nieopatrzne zniszczenie dokumentacji archiwalnej, która przecież nie powinna być zniszczona. 

Procedura brakowania dokumentacji

Brakowanie dokumentacji to skomplikowany proces, którego efektem jest zniszczenie konkretnej puli dokumentów. Przebiega on wieloetapowo:

• dokumenty należy w pierwszej kolejności wybrakować ze zbioru całej dokumentacji,
• w dalszej części zostają przygotowane protokoły do podpisania,
• po uzupełnieniu protokołów wnioski o zniszczenie dokumentów są przesyłane do archiwum państwowego,
• po otrzymaniu zgodny z jednostki decyzyjnej realizowana jest procedura niszczenia dokumentów, która również przebiega zgodnie z obowiązującymi instrukcjami.

Proces brakowania dokumentacji nadzoruje powołana komisja. Jeśli potwierdzi, że dokumentacja ma symbol B, czyli nadaje się do utylizacji, wówczas uruchamiają procedurę brakowania. Na koniec sporządza stosowny protokół opatrzony podpisami, który zostaje przekazany do właściwej jednostki archiwum państwowego.

Cały proces zakłada regularne czyszczenie archiwów i zmniejszanie zasobów, które muszą być w nim przechowywane.

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej – jaka jest procedura?

Poniżej prezentujemy dokładny proces brakowania dokumentacji niearchiwalnej spółek, które podlegają pod sektor publiczny. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przebiega w następujący sposób:

• Pierwszym etapem jest złożenie wniosku o wydanie zgody na brakowanie oraz dołączenie do wniosku spisu dokumentacji niearchiwalnej;
• Kolejnym krokiem jest przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej dokumentacji przez archiwum państwowe;
• Następny etap to uzyskanie zgody bądź odmowy na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (taką decyzję podejmuje dyrektor właściwego archiwum państwowego);
• Kolejnym etapem jest otrzymanie zgody na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę i uznanie tym samym dokumentacji bądź jej części za materiały niearchiwalne. Należy pamiętać o tym, że dokumentacja archiwalna nie może zostać zniszczona;
• Kolejny krok to przekazanie akt do zniszczenia oraz uzyskanie potwierdzenia zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej (takim potwierdzeniem jest między innymi protokół zniszczenia);
• Następnym etapem jest odnotowanie przez archiwistę daty wybrakowania i numeru zgody w środkach ewidencyjnych;
• Kolejnym i zarazem ostatnim krokiem jest przechowywanie dokumentacji z procedury brakowania przez archiwum zakładowe bądź składnice akt;

Co stanowi podstawę kwalifikowania dokumentacji niearchiwalnej – przepisy w zakresie wydawania zgód na brakowanie dokumentacji

Organy państwowe, a także państwowe jednostki organizacyjne , w tym również organy jednostek samorządu terytorialnego w tym samorządowe jednostki organizacyjne mają zasadniczo obowiązek występować do dyrektora właściwego archiwum państwowego o zgodę na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej co jest jasno określone w zapisach art. 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Warto zauważyć, że szczegółowy tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej określa w § 9-12 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

Do kierownika jednostki organizacyjnej należy skierowanie wniosku o wydanie zgody do odpowiedniego organu odpowiedzialnego za brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. Wymagane jest również aby spis dokumentacji niearchiwalnej zawierał na każdej pozycji spisu informację w postaci pieczęci firmowej jednostki organizacyjnej.

Do takiego wniosku o brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, który został sporządzony przez przechowawcę, należy również dołączyć również kopię pełnomocnictwa kierownika danej, zlikwidowanej jednostki organizacyjnej.

Co powinien zawierać wniosek o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej?

We wniosku o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej powinny znaleźć się takie informacje, jak:

• Nazwę organu lub jednostki organizacyjnej wnioskującej o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;
• Nazwę organu lub jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna podlega procesowi brakowania;
• Podstawę kwalifikowania dokumentacji niearchiwalnej;
• Jasno określony datami rocznymi okres z którego dana dokumentacja niearchiwalna pochodzi;
• Jasne informacje o rodzaju dokumentacji niearchiwalnej. Innymi słowy czy jest ona np. fotograficzna, aktowa czy techniczna;
• Informacje o rozmiarze dokumentacji niearchiwalnej wyrażoną w odpowiedni sposób;
• Oświadczenie w którym zawarte są informacje o upływie obowiązującego okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej oraz o utracie jej znaczenia dla danego organu lub jednostki organizacyjnej w której owa dokumentacja się znajdowała;

Należy pamiętać o tym, że jak dość jednoznacznie mówią przepisy prawa, wnioski na brakowanie, które są sporządzone niezgodnie z zasadami, które zostały określone powyżej, najzwyczajniej nie będą rozpatrywane. Dlatego też pracownicy merytoryczni komórek organizacyjnych, których dokumentacja jest brakowana, muszą w należyty sposób zadbać o to, żeby taki wniosek był wypełniony w należyty sposób.

To są wszystkie informacje, jakie chcieliśmy umieścić w tym artykule związanym z szeroko pojętą procedurą brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Wiemy, że temat ten może wydawać się nieco niejasny. Dlatego też jeżeli mają Państwo jakieś pytania, to serdecznie zapraszamy do kontaktu.