Akta

Akta to jedno z najważniejszych pojęć związanych z archiwizacją dokumentów. Stanowią ich zbiór, który nie jest przypadkowy i w zależności od przeznaczenia można wymienić wiele rodzajów akt, które spełniać muszą jednak pewne wymogi formalne, mimo że najczęściej słowa tego używamy potocznie w sposób intuicyjny.

Czym są akta?

Definicja pojęcia akta jest ściśle związana z archiwistyką. W najprostszym ujęciu akta stanowią grupę dokumentów o zbliżonej treści, które zostały złączone w jeden nieprzypadkowy ciąg. Celem nadrzędnym tworzenia akt jest ich łatwiejsze przechowywanie w sposób uporządkowany, tak aby wybrane dokumenty dało się z łatwością odszukać, gdy jest to konieczne. Aktami możemy też nazywać zbiór dokumentów i ksiąg, których zawartością są zapisy urzędowe. To nieco węższa definicja, ponieważ ze względu na ogromną liczbę rodzajów akt, nie wszystkie wiążą się z urzędami, natomiast zawsze mogą fizycznie przyjmować postać ksiąg. Akta są dziełem aktotwórcy, czyli osoby, instytucji bądź organizacji, która tworzy dokumenty, a następnie łączy je w aktach w konkretnym celu.

Rodzaje akt

Zazwyczaj rodzaje akt wyróżniamy na podstawie ich przeznaczenia, pochodzenia i mocy w świetle prawa. Niekiedy ich rodzaj jest określony prawnie i wówczas akta te muszą spełnić określone wymogi. W innych przypadkach, zwłaszcza gdy aktotwórca tworzy je do celów wewnętrznych i dla własnej wygody, nie musi tak być.

Do najpopularniejszych rodzajów należą między innymi akta sprawy. Zawierają one dokumenty, które dotyczą konkretnego postępowania przed pewnym organem, na przykład sądem. Akta sprawy zawsze opisuje się stosowną sygnaturą lub znakiem, a jeśli dotyczą spraw karnych, także kwalifikacją prawną.

Każdy spotkał się również z pojęciem akt stanu cywilnego, które są pojedynczymi wpisami w księdze stanu cywilnego. Do tej grupy zaliczają się dokumenty takie jak akt urodzenia, akt małżeństwa oraz akt zgonu.

Akta osobowe dotyczą z kolei pojedynczych osób, a najpopularniejszym przykładem są w tym przypadku akta osobowe pracowników, do których prowadzenia zobowiązany jest pracodawca w ramach stosunku pracy. Wedle prawa niezależnie od charakteru działalności przedsiębiorstwo jest zobowiązane do prowadzenia oddzielnych akt dla każdego z pracowników.

Specyficzny przykład akt stanowią natomiast akta własne archiwum. Każda instytucja będąca archiwum wytwarza je na własny użytek, co ma na celu ułatwienie jej funkcjonowania. Ponadto, wyróżnić możemy między innymi akta gruntowe, akta wieczyste, akta szczegółowe, opiekuńcze, ogólne, nierozpoznane czy reponowane.

Jak przechowywać akta?

Prawo określa, w jaki sposób przechowywane powinny być prawidłowo poszczególne rodzaje akt. Zajmują się tym archiwa wewnętrzne należące do poszczególnych instytucji, ale również archiwa zewnętrzne. Nie każda organizacja, przedsiębiorstwo czy instytucja może sobie pozwolić na samodzielne prowadzenie archiwum i gromadzenie dokumentów w postaci akt. Poza tym, zlecenie archiwizowanie akt wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej, które może także zaoferować ich cyfryzację to bardzo często wygodne rozwiązanie.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.