Akta sprawy

Intuicyjnie akta sprawy to pojęcie kojarzące się ze sprawami sądowymi. Rzeczywistość i jego definicja jest znacznie szersza. Czym w takim razie są te zbiory dokumentów? Kto jest ich autorem? Co mogą zawierać? Czy możliwy jest dostęp do akt sprawy drogą elektroniczną i kto może z niego skorzystać? Rozwiewamy najważniejsze wątpliwości dotyczące tego rodzaju akt.

Czym są akta sprawy?

Wszystkie akta są zbiorami dokumentów, które zostały wspólnie zgromadzone w konkretnym celu. Akta sprawy według ścisłej definicji zawierają dokumenty zgromadzone w toku konkretnego postępowania przed określonym organem. Może chodzić między innymi o postępowanie administracyjne, karne i cywilne. Wszystkie akta sprawy powinny być oznaczone sygnaturą lub znakiem związanymi z konkretną sprawą. Jeśli chodzi o formę, tego rodzaju akt charakteryzują się oczywiście zbliżoną treścią i są ze sobą połączone fizycznie przez odpowiedzialną instytucję, na przykład urząd stanowiąc osobny plik. Akta sprawy to dokumentacja, które zawiera wszystkie niezbędne informacje wykorzystane przy rozpatrywaniu danej sprawy, dotyczące jej przebiegu, a na samym końcu rozstrzygnięcia.

Co mogą zawierać akta sprawy?

Chociaż akta sprawy, podobnie jak wszystkie akta, mogą kojarzyć się z uporządkowanym zbiorem dokumentów w formie papierowej i tekstowej, w rzeczywistości takie podejście jest bardzo mylące. Akta sprawy mogą zawierać elementy dokumentacji takie jak pisma, notatki, formularze, ale również kserokopie, plany, a nawet rysunki. Poza tym nie wszystkie elementy dokumentacji mają formę papierową. Akta sprawy mogą zawierać równie dobrze także materiały dźwiękowe, filmowe i multimedialne w dowolnej formie. Standardowym przykładem dokumentacji pochodzącej z akt sprawy, która ma formę inną niż papierowa, bywają protokoły dźwiękowe.

Czy możliwy jest dostęp do akt sprawy w formie elektronicznej?

Dostęp do akt sprawy w wygodnej formie elektronicznej jest możliwy, ale jednocześnie nie jest powszechny. Dzieje się tak przede wszystkim ze względu na fakt, że prawo i konkretna instytucja jest zobowiązana do ochrony danych osobowych uczestników konkretnej sprawy, a także poufnych informacji, które nie powinny trafić do osób nieuprawnionych. Elektroniczny dostęp do akt sprawy jest więc ograniczony. Niezgodne z prawem jest między innymi udostępnianie dokumentacji w w formie email. Oczywiście każda osoba, której dotyczy sprawa ma prawo do wykonania własnych kopii dokumentów, jednak jest to możliwe tylko w obecności uprawnionego do tego pracownika danej instytucji. Jeśli zaś chodzi o dostęp elektroniczny, odpowiedni organ może od kilku lat wyrazić na niego zgodę, jednak będzie to możliwe wyłącznie po weryfikacji, czy ubiegająca się o to osoba jest faktycznie stroną konkretnej sprawy. Taki dostęp odbywa się przez system teleinformatyczny organu, który zajmuje się sprawą. Praktyce Wymaga to skorzystania z podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego, co przyczynia się do podniesienia poziomu bezpieczeństwa wrażliwych danych i uniemożliwia dostęp do nich osobom trzecim.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.