Akta sprawy

Intuicyjnie akta sprawy to pojęcie kojarzące się ze sprawami sądowymi. Rzeczywistość i jego definicja jest znacznie szersza. Czym w takim razie są te zbiory dokumentów? Kto jest ich autorem? Co mogą zawierać? Czy możliwy jest dostęp do akt sprawy drogą elektroniczną i kto może z niego skorzystać? Rozwiewamy najważniejsze wątpliwości dotyczące tego rodzaju akt.

Czym są akta sprawy?

Wszystkie akta są zbiorami dokumentów, które zostały wspólnie zgromadzone w konkretnym celu. Akta sprawywedług ścisłej definicji zawierają dokumenty zgromadzone w toku konkretnego postępowania przed określonym organem. Może chodzić między innymi o postępowanie administracyjne, karne i cywilne. Wszystkie akta sprawypowinny być oznaczone sygnaturą lub znakiem związanymi z konkretną sprawą. Jeśli chodzi o formę, tego rodzaju akt charakteryzują się oczywiście zbliżoną treścią i są ze sobą połączone fizycznie przez odpowiedzialną instytucję, na przykład urząd stanowiąc osobny plik. Akta sprawy to dokumentacja, które zawiera wszystkie niezbędne informacje wykorzystane przy rozpatrywaniu danej sprawy, dotyczące jej przebiegu, a na samym końcu rozstrzygnięcia.

Co mogą zawierać akta sprawy?

Chociaż akta sprawy, podobnie jak wszystkie akta, mogą kojarzyć się z uporządkowanym zbiorem dokumentów w formie papierowej i tekstowej, w rzeczywistości takie podejście jest bardzo mylące. Akta sprawy mogą zawierać elementy dokumentacji takie jak pisma, notatki, formularze, ale również kserokopie, plany, a nawet rysunki. Poza tym nie wszystkie elementy dokumentacji mają formę papierową. Akta sprawy mogą zawierać równie dobrze także materiały dźwiękowe, filmowe i multimedialne w dowolnej formie. Standardowym przykładem dokumentacji pochodzącej z akt sprawy, która ma formę inną niż papierowa, bywają protokoły dźwiękowe.

Czy możliwy jest dostęp do akt sprawy w formie elektronicznej?

Dostęp do akt sprawy w wygodnej formie elektronicznej jest możliwy, ale jednocześnie nie jest powszechny. Dzieje się tak przede wszystkim ze względu na fakt, że prawo i konkretna instytucja jest zobowiązana do ochrony danych osobowych uczestników konkretnej sprawy, a także poufnych informacji, które nie powinny trafić do osób nieuprawnionych. Elektroniczny dostęp do akt sprawy jest więc ograniczony. Niezgodne z prawem jest między innymi udostępnianie dokumentacji w w formie email.

Oczywiście każda osoba, której dotyczy sprawa ma prawo do wykonania własnych kopii dokumentów, jednak jest to możliwe tylko w obecności uprawnionego do tego pracownika danej instytucji. Jeśli zaś chodzi o dostęp elektroniczny, odpowiedni organ może od kilku lat wyrazić na niego zgodę, jednak będzie to możliwe wyłącznie po weryfikacji, czy ubiegająca się o to osoba jest faktycznie stroną konkretnej sprawy. Taki dostęp odbywa się przez system teleinformatyczny organu, który zajmuje się sprawą. Praktyce Wymaga to skorzystania z podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego, co przyczynia się do podniesienia poziomu bezpieczeństwa wrażliwych danych i uniemożliwia dostęp do nich osobom trzecim.

Dlaczego wgląd w akta sprawy jest tak ważny?

Niezależnie od tego o jakiej sprawie mówimy, jest to zbiór dokumentów, który ma dla nas szczególne znaczenie, zwłaszcza jeżeli mówimy o odpowiednich ich rozpatrywaniu. Niezależnie od tego czy działami samodzielnie czy z pełnomocnikiem, informacje potrzebne nam do odpowiedniego przygotowania się do danej sprawy, są zawarte właśnie w aktach, dlatego dostęp do akt, jest dla nas tak istotny. Jeżeli zapoznamy się z dokumentami, dotyczącymi naszej sprawy, to jesteśmy w stanie dokładnie prześledzić tok jej postępowania. Poznać świadów, ustalenia, wezwania etc. a także dowiedzieć się, jakie inne czynności dowodowe były prowadzone. Dlatego tak ważne jest to, żebymy korzystali z naszego prawa, które daje nam dostęp do akt sprawy.

Jak wygląda wniosek o dostęp do akt sprawy?

Zasadniczo, wniosek o dostęp do akt sprawy możemy złożyć na każdym etapie postępowania. Nie musimy więc czekać do momentu w którym sprawa zostanie zakończona. Jest to o tyle istotne, że powinnismy każdą sprawę, niezależnie od tego jaką stronę postępowania reprezentujemy. Dlaczego? Ponieważ dzięki temu będziemy mogli na przykład składać wnioski dowodowe na bieżąco. Możemy w nich wnieść np. o przeprowadzenie określonych czynności, które mogły zostać pominięte przez osoby odpowiedzialne za prowadzenie danego postępowania. Często bowiem, mają one bardzo istotne znaczenie dla naszej sprawy. Zarówno akta wieczyste, akta szczegółowe, zapisy urzędowe etc. to w naszych rękach broń, którą powinniśmy wykorzystać tak skutecznie, jak jest to tylko możliwe.

Wartym odnotowania faktem jest to, że kiedy zapoznajemy się z aktami sprawy, to możemy również złożyć wniosek o wyrażenie zgody na możliwość sporządzania odpisów, kserokopii, a także fotokopii poszczególnych stron z akt postępowania. Jest to jedno z praw, które nam przysługuje i niewątpliwie powinniśmy z niego korzystać. Ponadto, jeżeli dysponujemy kopią akt sprawy, to możemy przyśpieszyć proces udzielania pomocy prawnej, kiedy zdecydujemy sie po nią zgłosić.

Kto ma prawo do wglądu w akta sprawy?

Z punktu widzenia tego artykułu, jest to zdecydowanie jeden z najważniejszych punktów, na których należy sie skupic. Tak więc w postępowaniu przygotowawczym (czyli zanim sprawa trafi jeszcze do instytucji sądowej), akta są udostępniane, a także umożliwia się sporządzenie ich odpisów i kopii stronom postępowania (zarówno osobie pokrzywdzonej jak i pozwanej), obrońcom, pełnomocnikom, a także przedstawicielom ustawowym.

W uzasadnionych przypadkach, prokurator ma również prawo udzielić zgody na udostępnienie akt innym osobom. Sytuacje tego typu rzadko jednak mają miejsce. Jedyną przeszkodą w udostępnianiu akt sprawy, a także podstawą do odmowy udzielenia zgody na zapoznanie się z aktami sprawy, może być sytuacja, w której uzasadniona jest potrzeba zabezpieczenia prawidłowego toku postępowania, bądź ochrony ważnego interesu państwa. Ponownie jednak należy zauważyć, że tego typu sytuacje, to raczej jednostkowe przypadki.

W postępowaniu sądowym, dokumentacja (akta sprawy), są udostępniane stronom, podmiotowi określonemu w przepisach art. 416 kpk., obrońcom, pełnomocnikom oraz przedstawicielom ustawowym oraz za zgodą sądu, innym osobom.

Ten artykuł miał za zadanie odpowiedzieć na proste pytanie brzmiące: akta co to oraz jak możemy je wykorzystać na naszą korzyść. Mamy nadzieje, że rozwialiśmy wszelkie wątpliwości w związku z tematyką akt sprawy.