Akta sprawy

Intuicyjnie akta sprawy to pojęcie kojarzące się ze sprawami sądowymi. Rzeczywistość i jego definicja jest znacznie szersza. Czym w takim razie są te zbiory dokumentów? Kto jest ich autorem? Co mogą zawierać? Czy możliwy jest dostęp do akt sprawy drogą elektroniczną i kto może z niego skorzystać? Rozwiewamy najważniejsze wątpliwości dotyczące tego rodzaju akt.

Czym są akta sprawy?

Wszystkie akta są zbiorami dokumentów, które zostały wspólnie zgromadzone w konkretnym celu. Akta sprawy według ścisłej definicji zawierają dokumenty zgromadzone w toku konkretnego postępowania przed określonym organem. Może chodzić między innymi o postępowanie administracyjne, karne i cywilne. Wszystkie akta sprawy powinny być oznaczone sygnaturą lub znakiem związanymi z konkretną sprawą. Jeśli chodzi o formę, tego rodzaju akt charakteryzują się oczywiście zbliżoną treścią i są ze sobą połączone fizycznie przez odpowiedzialną instytucję, na przykład urząd stanowiąc osobny plik. Akta sprawy to dokumentacja, które zawiera wszystkie niezbędne informacje wykorzystane przy rozpatrywaniu danej sprawy, dotyczące jej przebiegu, a na samym końcu rozstrzygnięcia.

Co mogą zawierać akta sprawy?

Chociaż akta sprawy, podobnie jak wszystkie akta, mogą kojarzyć się z uporządkowanym zbiorem dokumentów w formie papierowej i tekstowej, w rzeczywistości takie podejście jest bardzo mylące. Akta sprawy mogą zawierać elementy dokumentacji takie jak pisma, notatki, formularze, ale również kserokopie, plany, a nawet rysunki. Poza tym nie wszystkie elementy dokumentacji mają formę papierową. Akta sprawy mogą zawierać równie dobrze także materiały dźwiękowe, filmowe i multimedialne w dowolnej formie. Standardowym przykładem dokumentacji pochodzącej z akt sprawy, która ma formę inną niż papierowa, bywają protokoły dźwiękowe.

Czy możliwy jest dostęp do akt sprawy w formie elektronicznej?

Dostęp do akt sprawy w wygodnej formie elektronicznej jest możliwy, ale jednocześnie nie jest powszechny. Dzieje się tak przede wszystkim ze względu na fakt, że prawo i konkretna instytucja jest zobowiązana do ochrony danych osobowych uczestników konkretnej sprawy, a także poufnych informacji, które nie powinny trafić do osób nieuprawnionych. Elektroniczny dostęp do akt sprawy jest więc ograniczony. Niezgodne z prawem jest między innymi udostępnianie dokumentacji w w formie email. Oczywiście każda osoba, której dotyczy sprawa ma prawo do wykonania własnych kopii dokumentów, jednak jest to możliwe tylko w obecności uprawnionego do tego pracownika danej instytucji. Jeśli zaś chodzi o dostęp elektroniczny, odpowiedni organ może od kilku lat wyrazić na niego zgodę, jednak będzie to możliwe wyłącznie po weryfikacji, czy ubiegająca się o to osoba jest faktycznie stroną konkretnej sprawy. Taki dostęp odbywa się przez system teleinformatyczny organu, który zajmuje się sprawą. Praktyce Wymaga to skorzystania z podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego, co przyczynia się do podniesienia poziomu bezpieczeństwa wrażliwych danych i uniemożliwia dostęp do nich osobom trzecim.