Ekspertyza archiwalna

Pod pojęciem ekspertyzy archiwalnej kryje się badanie dokumentacji twórcy zespołu archiwalnego. Wykonuje się je po to, aby ocenić wartość oraz ustalić, jak należy prawidłowo zakwalifikować znajdujące się w nim materiały. Takie szczegółowe sprawdzenie powinno odbywać się w określonych odstępach czasu i na podstawie przyjętych ustaleń oraz procedur. Tylko wówczas ma wartość i może ukazać ewentualne uchybienia czy błędy do naprawienia.

Narodziny i ewolucja pojęcia ekspertyzy archiwalnej

Pojęcie ekspertyzy w ujęciu ogólnym odnosi się do przeprowadzania badania danego obiektu i określania jego wartości czy znaczenia. Ekspertyzę przeprowadza specjalista z danej dziedziny – znawca tematu, który stosuje konkretne procedury. Taka czynność może być przeprowadzana w niemal każdej dziedzinie, od oceny dzieła sztuki, po weryfikację stanu technicznego budynku. Natomiast w przypadku ekspertyzy archiwalnej przedmiotem badania jest jednostka archiwalna, czyli dokument o wartości historycznej.

Pojawienie się pojęcia ekspertyzy archiwalnej w słowniku archiwistycznym miało miejsce dopiero po zakończeniu I wojny światowej. Wcześniej dokumenty były jedynie gromadzone i przechowywane. W okresie międzywojennym nastąpiło upaństwowienie przemysłu i handlu. Miała też miejsce reforma rolna. Efektem tych wydarzeń było powstanie wielu podmiotów, które stały się jednocześnie aktotwórcami. To z kolei wiązało się z napływem ogromnej ilości dokumentów do archiwów państwowych. Ekspertyza archiwalna była sposobem na ich selekcję i ograniczenie zbiorów do wartościowych dokumentów.

Początkowo ekspertyza archiwalna obejmowała cały zbiór zgromadzony przez jednego aktotwórcę. Z czasem zawężono ją się do badania pojedynczych jednostek. Szczególnie dotyczyła dokumentów o nieokreślonej wartości, zaliczanych do klasy BE, stworzonej w 1963 roku. Pojęcie odnoszono również do badania sposobu uporządkowania akt, oceny ich wartości, stanu zachowania oraz sposobu opracowania, ustalenia kwalifikacji archiwalnej i kilku innych. Obecnie przyjmuje się, że ekspertyza archiwalna jest badaniem dokumentacji mającym na celu pokreślenie jej wartości i stanowiącym podstawę klasyfikacji.

Cele ekspertyzy archiwalnej

Właściwie wykonana ekspertyza archiwalna pozwoli na jeszcze lepsze kontrolowanie zasobów oraz da szereg informacji na temat działania całego systemu, ewidencjonowania oraz przekazywana do archiwów państwowych. Jest wykonywana na wniosek urzędów czy jednostek organizacyjnych i najczęściej dotyczy konkretnych obszarów:

• oceny wartości dokumentów przeznaczonych do brakowania,
• oceny wartości dokumentów odnoszących się do jednostek w stanie likwidacji,
• oceny dokumentów sklasyfikowanych jako „BE”,
• zabezpieczania dokumentów papierowych na wypadek pożaru czy zalania,
• ustalenia czy w zbiorze nie ma materiałów, które powinny podlegać archiwum państwowemu.

Na tej podstawie wyróżnia się kilka rodzajów ekspertyz archiwalnych przeprowadzanych przy:

• problemach z oceną wartości dokumentacji,
• brakowaniu,
• wartościowaniu dokumentacji,
• tworzeniu przepisów kancelaryjno-archiwalnych,
• likwidacji jednostki.

Wykonuje się je również przed:

• utworzeniem nowej jednostki zakładowej,
• przekazaniem materiałów do archiwum państwowego.

Na wniosek zawierający argumentację, można przeprowadzić ekspertyzę archiwalną. Aby usprawnić przebieg całego procesu, wnioskodawca (jednostka lub osoba fizyczna) powinien szczegółowo określić (zgodnie ze swoją wiedzą), jakie konkretnie materiały mają być poddane ekspertyzie.

Notatka z ekspertyzy archiwalnej

Zgodnie z wytycznymi NDAP po każdej ekspertyzie archiwalnej powinna zostać sporządzona notatka. Powinna ona zawierać następujące elementy:

• oznaczenie archiwum państwowego lub oddziału przeprowadzającego ekspertyzę,
• znak sprawy,
• datę i miejsce sporządzenia notatki,
• tytuł,
• informacje wstępne,
• ustalenia ekspertyzy,
• podsumowanie,
• imię, nazwisko i podpis osoby przeprowadzającej.

Wszelkie działania związane z ekspertyzami archiwalnymi są regulowane przez przepisy polskiego prawa, konkretniej Zarządzeniem nr 41 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 3 grudnia 2019 r. i na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 1 i 4 oraz ust. 1a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r. poz. 553, 730 i 2020).