Czystopis

W każdym biurze, kancelarii, w dziale księgowości czy archiwistyce operuje się dokumentami – albo sporządzanymi w tradycyjnej wersji papierowej, albo w formie elektronicznej. Przed wykonaniem właściwego pisma przygotowuje się jego projekt, który powinien zawierać określone instrukcją elementy. Stanowi on punkt wyjścia do stworzenia czystopisu, profesjonalnie określanego też jako mundum. Jest to tekst pisma urzędowego lub innego dokumentu, który ma postać przygotowaną do uwierzytelnienia, po którego dokonania może być wręczony odbiorcy.

Jak sporządza się czystopis?

Sporządzanie czystopisów jest określone zapisami zamieszczonymi w instrukcji. Podstawowym zaleceniem jest wykonanie dokumentu dokładnie na podstawie wcześniejszego projektu oraz zgodnie z zasadami, jakie obowiązują przy komponowaniu układu pism. Jeśli zachodzi potrzeba naniesienia korekty, może ona być wykonana jedynie za zgodą referenta.

Czystopisy można sporządzić w liczbie więcej niż jednego egzemplarza, pod warunkiem, że jest ona oznaczona na projekcie pisma. Jeśli takiego oznaczenia nie ma, wykonuje się tylko jeden czystopis.

Zasady sporządzania czystopisu

Do podstawowych zasad, jakimi należy się kierować przy sporządzaniu czystopisu, zaliczają się:

  • przygotowanie na blankiecie korespondencyjnym z właściwym nadrukiem,
  • umieszczenie na dokumencie daty (dzień, miesiąc, rok),
  • umieszczenie na dokumencie imienia, nazwiska oraz stanowiska osoby, która sporządza czystopis
  • umieszczenie podpisu twórcy dokumentu.

Jeśli czystopis nie jest przygotowywany na oryginalnym blankiecie, lecz na czystym papierze, w jego nagłówku powinna się znaleźć odpowiednia pieczęć.