Dekretacja

Zgodnie z definicją Słownika Języka Polskiego, dekretacja to: „notatka na podaniu, korespondencji itp. dotycząca sposobu załatwienia sprawy”. Dekretacja jest więc ogólnym pojęciem, związanym z obiegiem dokumentów w firmie. Dotyczy ono różnych dokumentów i pism, jakimi operuje się w poszczególnych instytucjach. Mogą to być pisma sądowe, dokumenty księgowe, archiwalne itp.

Przez dekretację rozumie się wykonanie przez osobę odpowiedzialną adnotacji na wpływającym piśmie. Wskazuje w ten sposób referenta lub komórkę organizacyjną odpowiedzialną za załatwienie sprawy. Niekiedy adnotacja jest uzupełniona o wskazówkę dotyczącą sposobu postępowania i terminu załatwienia sprawy.

Każda organizacja dokładnie określa, w jaki sposób mają być dekretowane trafiające do niej i pozostające w obiegu dokumenty. Zasady te obejmują też informacje o tym, co koniecznie musi znaleźć się w dekrecie. Sam proces dekretacji, o ile odbywa się on w formie papierowej, może być przeprowadzany przy pomocy pieczątek, chociaż podpis osoby dekretującej pozostaje niezbędny. W przypadku dokumentów cyfrowych występuje on w formie elektronicznej.

W niektórych obszarach dekretowanie dokumentów stanowi obowiązek wynikający z prawa. Przykładem takiego obszaru jest księgowość prowadzona zgodnie z ustawą o rachunkowości. Dekretacja jest także powszechna w administracji oraz sądownictwie. Ogólnie dekretowanie dokumentów pozwala uniknąć bałaganu w instytucjach i przedsiębiorstwach, a także przyspiesza i usprawnia obieg dokumentów w organizacji.

Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości na część dokumentów nakładany jest obowiązek dekretacji. Mowa bowiem o konieczności sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych. W takim przypadku dekretacja powinna zawierać: miesiąc oraz sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych oraz podpis osoby odpowiedzialnej za sporządzenie dekretacji. W praktyce obowiązkowa dekretacja to adnotacja na konkretnym dokumencie, która wskazuje komórkę lub osobę, odpowiadającą za załatwienie danej sprawy.

Na czym polega dekretowanie dokumentów?

Dekretacja w znacznej części dotyczy dokumentów, które wpływają do firmy czy kancelarii. O procedurze decyduje szczegółowy zapis umieszczony w instrukcji kancelaryjnej. Zazwyczaj obejmuje ona:

  • rejestrację pisma wpływającego do kancelarii i przekazanie do dekretacji,
  • zadekretowanie dokumentu przez kierownika lub inną osobę odpowiedzialną,
  • przekazanie zadekretowanego pisma przez sekretariat do właściwej komórki organizacyjnej.

Dekretacja dokumentu może przebiegać kilkakrotnie. Jeśli kierownik komórki organizacyjnej wyznaczonej do załatwienia sprawy uzna, że bardziej odpowiednia będzie inna komórka, dokonuje ponownej dekretacji i przekazuje pismo dalej. Ponowna dekretacja nie może dotyczyć pierwotnego zapisu określającego sposób załatwienia sprawy oraz jego termin. Takich zmian może dokonać jedynie osoba, która dekretowała dokument po raz pierwszy.

W jakim celu wykonuje się dekretowanie dokumentów?

Kontrole potwierdzone dzięki dekretacji realizują różne cele. W dużej mierze prowadzą do weryfikacji rzetelności i kompletności dokumentów oraz wykrycia ewentualnych błędów. Dekretacja sprawdza więc dokumenty pod kątem:

  • merytorycznym – w tym przypadku sprawdzana jest zgodność treści dokumentu pod kątem rzeczywistego przebiegu sprawy, np. kierownik działu sprawdza, czy faktura zgadza się z dokonanym zakupem (np. czy doszedł on do skutku);
  • rachunkowym – tutaj dekretacja ma na celu skontrolowanie czy dokument został właściwe przeliczony (np. pod kątem stawki podatku VAT) i czyni to zwykle księgowy;
  • formalnym – dekretacja polega na sprawdzeniu, czy dokument posiada wszystkie wymagane elementy i jest prawidłowy (zgodny z zasadami i standardami obowiązującymi w firmie).

Dekretacja dokumentów papierowych i elektronicznych

Dekretacja dotyczy zarówno dokumentów papierowych, jak i elektronicznych. W przypadku tych drugich zapis potwierdza się podpisem elektronicznym oraz dołączonymi danymi, które pozwolą zidentyfikować osobę dekretującą. W przypadku dokumentów papierowych notatka jest wykonywana odręcznie i uzupełniona datą oraz podpisem osoby upoważnionej. Taki sposób dekretowania ma swoją ogromną zaletę – nie istnieje bowiem ryzyko, że ta jakże istotna notatka ulegnie uszkodzeniu bądź zgubi się w czasie obiegu dokumentów wewnątrz instytucji.

Przebieg procesu dekretacji to indywidualny schemat postępowania w konkretnej firmie i ustalonych w tym zakresie reguł. Mimo komputeryzacji wielu przedsiębiorstw, wciąż dużym uznaniem cieszy się system tradycyjny, w którym odpowiednie informacje są zamieszczane odręcznie na dokumencie, a dodatkowo opatrzone datą i podpisem osoby dekretującej. Ręczna procedura może zostać usprawniona poprzez wykorzystywanie gotowych pieczątek – w takim przypadku wystarczy uzupełnić niezbędne informacje i się podpisać.

Jeśli dekretacji dokonuje się z pomocą programów komputerowych, co jest bardzo wygodne, to zalecane jest, by system wygenerował wydruk zawierający wszelkie niezbędne elementy, w tym powiązanie z zapisami w dzienniku (numer pozycji). Nie ma obowiązku powielania informacji i ręcznego zapisywania ich. Co do zasady, to kierownik jednostki ustalając procedury decyduje, czy dekret powinien zostać naniesiony ręcznie na każdym z dowodów, czy też może one występować wyłącznie w formie elektronicznej.

Dekretacja – przykłady zastosowania

Najbardziej popularnym przykładem zastosowania dekretacji jest księgowość. Obowiązek dekretacji istnieje w każdym przedsiębiorstwie, gdzie ewidencja księgowa jest prowadzona w oparciu o ustawę o rachunkowości. Nie istnieją wyjątki od tej reguły. Każda firma działa w oparciu o swój system finansowo-księgowy. Dekretowanie dokumentów służy temu, aby każde zdarzenie gospodarcze mogło zostać ujęte w tym właśnie systemie. Osoba odpowiedzialna za dekretację musi oznaczyć dany dokument w trakcie dekretowania zdarzenia gospodarczego. Bez tego niemożliwe jest przeniesienie dokumentu, na przykład faktury kosztowej do systemu księgowego organizacji. Sporządzony dekret musi zawierać numery kont księgowych, na których umieszczana jest dana operacja gospodarcza. Oprócz tego dekret zawiera skrócony opis tej operacji gospodarczej. Kolejnym obowiązkowym elementem jest podpis osoby dekretującej dokument. W dekretacji musi znaleźć się również data zdarzenia gospodarczego i dokładna kwota, której to zdarzenie dotyczyło. Po przeprowadzeniu dekretacji zdarzenia gospodarczego dokument może zostać zaksięgowany, a więc po prostu wprowadzony do systemu księgowego. Najczęściej zadekretowanie zdarzenia gospodarczego następuje w formie wystawienia stosownego dekretu na samym dokumencie, np. fakturze czy poleceniu księgowania.

Dekretacja jest także wykorzystywana w sądownictwie. W Polsce za dekretowanie dokumentów odpowiada bezpośrednio sędzia, co nie jest regułą na świecie. Sądownictwo niektórych krajów dopuszcza, aby dekretowaniem zajmował się asystent sędziego.