Kancelaria

Pojęcie kancelarii jest szeroko stosowane w odniesieniu do różnych form działalności, które wiążą się z przygotowywaniem, przetwarzaniem lub przesyłaniem dokumentów. Do najczęściej spotykanych zaliczają się kancelarie prawne, notarialne czy komornicze oferujące usługi z zakresu różnych dziedzin prawa i obsługi prawnej klientów fizycznych, firm i instytucji. Podobnie jest definiowana kancelaria w archiwistyce.

Kancelaria jako forma biura

W ujęciu potocznym i w ogólnym rozumieniu kancelaria jest rodzajem biura, w którym można załatwić różne sprawy urzędowe czy formalne z gwarancją zachowania zgodności z prawem. Oznacza to, że każda sprawa, z jaką petent zwraca się do urzędnika kancelarii, jest rozpatrywana zgodnie z obowiązującymi przepisami, a złożone pisma czy dokumentu są rejestrowane w systemie.

W myśl definicji kancelaria jest komórką organizacyjną w firmie lub instytucji, zajmującą się obrotem dokumentów.

Do podstawowych zadań kancelarii należą:

  • przyjmowanie wpływających pism,
  • przygotowywanie nowych dokumentów,
  • rejestracja i rozdzielanie pism,
  • rejestracja i wysyłanie dokumentów wychodzących,
  • przechowywanie akt.

Inne znaczenia pojęcia kancelarii

Współcześnie kancelarię często utożsamia się z sekretariatem lub ogranicza jej rolę do obsługi dokumentacji przychodzącej i wychodzącej. W rzeczywistości pojęcie to ma jeszcze inne znaczenia. Odnosi się je nie tylko do pojedynczej komórki organizacyjnej, ale również do całego ich zespołu. Warunkiem jest zajmowanie się przez niego wytwarzaniem akt. W ujęciu fizycznym przez kancelarię rozumie się też pomieszczenie, przeznaczone do pracy urzędników (kancelistów), którzy zajmują się dokumentacją firmy czy instytucji.

WP Glossary Term Usage

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.