Kancelaria

Pojęcie kancelarii jest szeroko stosowane w odniesieniu do różnych form działalności, które wiążą się z przygotowywaniem, przetwarzaniem lub przesyłaniem dokumentów. Do najczęściej spotykanych zaliczają się kancelarie prawne, notarialne czy komornicze oferujące usługi z zakresu różnych dziedzin prawa i obsługi prawnej klientów fizycznych, firm i instytucji. Podobnie jest definiowana kancelaria w archiwistyce.

Kancelaria jako forma biura

W ujęciu potocznym i w ogólnym rozumieniu kancelaria jest rodzajem biura, w którym można załatwić różne sprawy urzędowe czy formalne z gwarancją zachowania zgodności z prawem. Oznacza to, że każda sprawa, z jaką petent zwraca się do urzędnika kancelarii, jest rozpatrywana zgodnie z obowiązującymi przepisami, a złożone pisma czy dokumentu są rejestrowane w systemie.

W myśl definicji kancelaria jest komórką organizacyjną w firmie lub instytucji, zajmującą się obrotem dokumentów.

Do podstawowych zadań kancelarii należą:

• przyjmowanie wpływających pism,
• przygotowywanie nowych dokumentów,
• rejestracja i rozdzielanie pism,
• rejestracja i wysyłanie dokumentów wychodzących,
• przechowywanie akt.

Inne znaczenia pojęcia kancelarii

Współcześnie kancelarię często utożsamia się z sekretariatem lub ogranicza jej rolę do obsługi dokumentacji przychodzącej i wychodzącej. W rzeczywistości pojęcie to ma jeszcze inne znaczenia. Odnosi się je nie tylko do pojedynczej komórki organizacyjnej, ale również do całego ich zespołu. Warunkiem jest zajmowanie się przez niego wytwarzaniem akt. W ujęciu fizycznym przez kancelarię rozumie się też pomieszczenie, przeznaczone do pracy urzędników (kancelistów), którzy zajmują się dokumentacją firmy czy instytucji.