Księga

Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji firmowej, musi odbywać się w określony sposób. Pisma mogą być obsługiwane w formie elektronicznej lub tradycyjnej, a jedną z form archiwizacji jest księga. To zbiór dokumentów zszytych i ujętych w twardą oprawę, które dotyczą danej sprawy. Księgi muszą być prowadzone według zasad instrukcji kancelaryjnej, a zawarte w niej pisma odpowiednio oznaczone.

Przechowywanie i ewidencjonowanie ksiąg

W zależności od rodzaju przechowywanych dokumentów, można wyróżnić np. księgi wieczyste czy księgowe. W związku z tym, że zawierają one informacje poufne, muszą być przechowywany w określony sposób. Do jej zasobów powinny mieć dostęp tylko osoby upoważnione, które są odpowiedzialne za obsługę dokumentów. Każda księga musi mieć nadany identyfikator, za pomocą którego można zweryfikować jej zawartość. Na tej podstawie ujmuje się ją w ewidencji i przypisuje do danej kategorii zgromadzonych zbiorów. Księga musi być przechowywana w sposób uniemożliwiający jej kopiowanie czy wprowadzanie zmian przez osoby niepowołane.

Archiwizacja ksiąg

Sposób archiwizacji ksiąg regulują odpowiednie przepisy prawa oraz procedury zawarte w instrukcji archiwalnej. Okres przechowywania zależy od rodzaju zbiorów, a także terminów określonych w ustawach. Księgi, które trafią do zasobów archiwum muszą być odpowiednio zabezpieczone oraz zewidencjonowane – tak, aby było możliwe łatwe dotarcie do ich zawartości.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.