Kwerenda archiwalna to poszukiwanie w materiałach archiwalnych danych dotyczących określonego zagadnienia lub osoby. Samo słowo „kwerenda” pochodzi z łaciny i oznacza zapytanie. Celem kwerendy archiwalnej jest zazwyczaj zdobycie określonych informacji. W niektórych przypadkach może też jednak wiązać się z dodawaniem, usuwaniem lub modyfikacją danych w taki sposób, aby w wyniku przeprowadzonej kwerendy odzwierciedlały one aktualny stan faktyczny, który zmienił się na przykład na skutek powstępowania sądowego lub administracyjnego.  

Rezultaty kwerendy archiwalnej mogą przyjąć formę odpisów, kopii lub skanów znalezionych informacji, a przeszukaniu mogą podlegać dowolne państwowe lub prywatne zbiory. Ważne, aby usługa tego typu była przeprowadzana przez odpowiednie organy oraz z zastosowaniem się do przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego, który szczegółowo określa zasady przeprowadzania kwerendy archiwalnej.

Cel i warunki przeprowadzenia kwerendy archiwalnej

Kwerenda archiwalna może być prowadzona do celów urzędowych i nieurzędowych. W tej drugiej kategorii możemy wyodrębnić cele:

• naukowe,
• genealogiczne,
• komercyjne,
• własnościowe.

Kwerenda archiwalna do celów nieurzędowych jest przeprowadzana poza zakresem administracji publicznej i może być wykonana na wyraźne życzenie zainteresowanego, również listowne, albo złożone drogą elektroniczną, na przykład poprzez ePUAP, czyli Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej bądź poprzez pocztę e-mail. Wniosek składany pocztą elektroniczną nie zawsze jest skuteczny ze względu na konieczność poświadczenia swojej tożsamości przez wnioskodawcę. Wówczas wnioskodawca i tak może zostać poproszony o złożenie fizycznego podpisu pod wnioskiem. Natomiast w przypadku ePUAP jego odpowiednikiem jest respektowany przez instytucje podpis elektroniczny. W niektórych zdigitalizowanych archiwach kwerenda archiwalna może być przeprowadzona w ramach samodzielnego przeszukiwania zasobów dostępnych w formie cyfrowej.

Kwerenda archiwalna przeprowadzana do celów urzędowych

W przypadku konieczności pozyskania danych dla celów urzędowych wymagany jest pisemny wniosek o dokonanie kwerendy. W podstawowej wersji powinien on zawierać dokładną treść żądania, dane osoby wnoszącej podanie (przynajmniej imię i nazwisko oraz adres) i jej podpis. W niektórych przypadkach mogą mieć zastosowanie przepisy szczególne.

Koszty przeprowadzenia kwerendy archiwalnej

Oficjalne wypisy, odpisy i kopie akt podlegają opłatom skarbowym. Archiwa mogą pobierać od wnioskodawcy opłatę wstępną, która po dokonaniu kwerendy archiwalnej jest uwzględniana w kosztach przeprowadzenia kwerendy, lecz nie musi być zwrócona w przypadku negatywnego wyniku poszukiwań.

Najczęściej wniosek o przeprowadzenie kwerendy musi zawierać następujące elementy:

• imię i nazwisko osoby wnoszącej wniosek;
• adres zamieszkania wnioskodawcy;
• treść żądania zawierającą informacje umożliwiające odszukanie wskazanych dokumentów, na przykład dane dotyczące ich twórcy, albo daty i miejsca zdarzeń;
• cel poszukiwania wskazanych dokumentów – na przykład postępowanie sądowe lub urzędowe;
• podpis osoby składającej wniosek;
• opcjonalnie dodatkowe oświadczenia – na przykład stopień pokrewieństwa w przypadku kwerend genealogicznych lub poświadczenie prawa własności w sytuacji, gdy kwerenda dotyczy dokumentów związanych z nieruchomością.

Jeśli przepisy o tym mówią, do niektórych wniosków niezbędne są dodatkowe dane. Część instytucji wymaga skorzystania z przygotowanych przez nie formularzy w wersji papierowej lub elektronicznej.

Zastosowanie kwerendy archiwalnej

Z usług dotyczących kwerendy archiwalnej korzystają zarówno firmy oraz instytucje, jak i osoby prywatne, czego doskonały przykład stanowią kwerendy genealogiczne. W przypadku instytucji kwerenda archiwalna bardzo często jest natomiast związana z działalnością naukową i badawczą. Wykonywana jest ona przede wszystkim celem potwierdzenia stanu faktycznego lub prawnego zgodnie z przepisami prawa – np. dotyczącego własności czy też genealogii. Informacje uzyskane na skutek kwerendy archiwalnej mogą służyć także prywatnemu interesowi osoby składającej wniosek o przeprowadzenie kwerendy lub instytucji ubiegającej się o nie. Wyniki poszukiwania danych w przypadku ich pozyskiwania do celów urzędowych biorą udział w postępowaniach przed sądami i organami administracji. W niektórych przypadkach do przeprowadzenia kwerendy archiwalnej niezbędna jest zgoda sądu lub organu administracyjnego, które uprawniają wnioskodawcę do wglądu w wybraną część zasobów archiwalnych.