Kwerenda archiwalna poszukiwanie w materiałach archiwalnych danych dotyczących określonego zagadnienia lub osoby. Samo słowo „kwerenda” pochodzi z łaciny i oznacza zapytanie. Celem kwerendy archiwalnej jest zazwyczaj zdobycie określonych informacji. W niektórych przypadkach może też jednak wiązać się z dodawaniem, usuwaniem lub modyfikacją danych.

Rezultaty kwerendy archiwalnej mogą przyjąć formę odpisów, kopii lub skanów znalezionych informacji, a przeszukaniu mogą podlegać dowolne państwowe lub prywatne zbiory. Ważne, aby usługa tego typu była przeprowadzana przez odpowiednie organy oraz z zastosowaniem się do przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego.

Cel i warunki przeprowadzenia kwerendy archiwalnej

Kwerenda archiwalna może być prowadzona do celów urzędowych i nieurzędowych. W tej drugiej kategorii możemy wyodrębnić cele:

• naukowe,
• genealogiczne,
• komercyjne,
• własnościowe.

Kwerenda archiwalna do celów nieurzędowych jest przeprowadzana poza zakresem administracji publicznej i może być wykonana na wyraźne życzenie zainteresowanego. W przypadku konieczności pozyskania danych dla celów urzędowych wymagany jest pisemny wniosek o dokonanie kwerendy. W podstawowej wersji powinien on zawierać dokładną treść żądania, dane osoby wnoszącej podanie (przynajmniej imię i nazwisko oraz adres) i jej podpis. W niektórych przypadkach mogą mieć zastosowanie przepisy szczególne. Oficjalne wypisy, odpisy i kopie akt podlegają opłatom skarbowym.

Zastosowanie kwerendy archiwalnej

Z usług dotyczących kwerendy archiwalnej korzystają zarówno firmy oraz instytucje, jak i osoby prywatne. Wykonywana jest ona przede wszystkim celem potwierdzenia stanu faktycznego lub prawnego zgodnie z przepisami prawa – np. dotyczącego własności czy też genealogii. Informacje uzyskane na skutek kwerendy archiwalnej mogą służyć także prywatnemu interesowi osoby lub instytucji ubiegającej się o nie. Wyniki poszukiwania danych w przypadku ich pozyskiwania do celów urzędowych biorą udział w postępowaniach przed sądami i organami administracji.