Komórka merytoryczna

Podstawowym elementem struktury każdego przedsiębiorstwa czy instytucji jest komórka organizacyjna. Im większe są podmiot i liczba pracowników, tym bardziej rozbudowany jest ich system. Poszczególne komórki nie tylko łączą się w piony, ale też pełnią ściśle określone funkcje. Wyznaczają one ich specjalizację i określają miejsce procesie realizacji zadań. Jedną z nich jest komórka merytoryczna.

Czym jest komórka merytoryczna?

Pojęcie komórki merytorycznej różni się od definicji komórki pocztowej czy finansowej. Podstawowym wyznacznikiem nie jest tu przypisana grupa zadań, lecz znaczenie, jakie pełni dana jednostka w procesie realizowania jednego z nich. W przypadku dużego zakładu produkcyjnego czy rozbudowanego urzędu można wyróżnić wyraźne działy zajmujące się obsługą poczty, realizacją zamówień, logistyką, marketingiem czy dystrybucją.

Komórką merytoryczną może być każda z wymienionych jednostek – pod warunkiem, że jest odpowiedzialna za realizację konkretnego zadania. Przykładowo, jeśli firma planuje kampanię reklamową, w której przygotowaniu uczestniczą dział produkcji i logistyki, komórką merytoryczną będzie dział marketingu.

Komórka merytoryczna to właściwa komórka organizacyjna aktotwórcy, która – zgodnie z regulaminem organizacyjnym – zajmuje się ostatecznym opracowaniem pod względem merytorycznym danej sprawy. To również organ, który powinien dysponować całością materiałów (akt) w tym zakresie. Również wszelkie opinie, notatki i inne dokumenty dotyczące sprawy, a sporządzane przez inne komórki, muszą być przekazywane komórce merytorycznej. Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych komórka merytoryczna to zaś komórka organizacyjna zakładająca sprawę, odpowiedzialna za jej prowadzenie oraz załatwienie.

Poprzez komórkę merytoryczną można więc rozumieć jednostkę, która prowadzi kompleksową obsługę danego zagadnienia i sprawuje pieczę nad jej dokumentacją. Do jej obowiązków należy również prawidłowe prowadzenie akt sprawy. To w niej zachodzą główne procesy związane z jej realizacją.

Określenie komórki merytorycznej ma bardzo duże znaczenie dla oznakowania oraz rejestrowania spraw, a także innych zadań archiwizacyjnych. Pomaga również określić odpowiedzialność za dokumentację i uregulować kwestie związane ze współpracą pomiędzy komórkami organizacyjnymi.

Zadania komórki merytorycznej

Podstawowym zadaniem komórki merytorycznej jest odpowiedzialność za realizację przypisanego jej zadania. Jej pracownicy mają obowiązek wiedzieć, gdzie znajdują się dokumenty, w jaki sposób je ewidencjonować a także to, na jakim etapie jest realizacja zadania. W archiwistyce za komórkę merytoryczną uznaje się komórkę aktotwórcy, do której należy opracowanie sprawy pod względem merytorycznym. Jest to również komórka, w której znajdują się wszystkie akta związane z daną sprawą.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.