Opisanie materiałów archiwalnych

Opisanie materiałów archiwalnych jest czynnością najczęściej wykonywaną w sytuacji, gdy dany zbiór jest przygotowywany do przekazania do archiwów państwowych. Może to nastąpić wówczas, gdy zostaną spełnione warunki wymienione w art. 25 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173). Aby archiwum centralne przejęło materiały, muszą one być odpowiednio uporządkowane i właściwie opisane. W przeciwnym wypadku jednostka przekazująca dokumenty może zostać zobowiązana do wprowadzenia poprawek.

Zasady prawidłowego opisywania materiałów archiwalnych

Opisywanie materiałów archiwalnych nie może być wykonywane przypadkowo. Podobnie jak przy sporządzaniu opisu jednostki archiwalnej, tak i tutaj obowiązują określone zasady. Informacje, jakie powinny się znaleźć w opisie, wymienia Zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 25 lutego 1986 r. Zgodnie z tym dokumentem, materiały archiwalne powinny być umieszczone w teczce i opatrzone następującymi danymi:

• nazwa jednostki organizacyjnej, w której powstały materiały,
• symbol klasyfikacyjny zgodny z wykazem akt,
• tytuł teczki,
• roczne daty skrajne,
• sygnatura teczki,
• kategoria A,
• liczba stron dokumentów umieszczonych w teczce.

Tytuł i sygnatura teczki

Opisanie materiałów archiwalnych wymaga umieszczenia na teczce tytułu oraz sygnatury. Nie są one przypadkowe, lecz również określone wymienionym wcześniej zarządzeniem. Na tytuł składa się bowiem hasło klasyfikacyjne zgodne z wykazem akt, rozszerzone o informację wskazującą na rodzaj materiałów archiwalnych. Natomiast sygnatura teczki jest połączeniem numerów spisu zdawczo-odbiorczego i pozycji teczki w tym spisie.