Spuścizna archiwalna

Gromadzenie materiałów archiwalnych jest równoznaczne z ich opracowywaniem, ewidencjonowaniem i porządkowaniem zgodnym z zasadami archiwistyki. Stąd też używa w tym kontekście pojęć, takich jak kolekcja, zespół czy zbiór archiwalny. Nieco rzadziej w archiwistyce pojawia się spuścizna archiwalna, która w literaturze tematycznej jest często pomijana. Trudno ją też znaleźć w wielu słownikach. Wynika to z faktu, że spuścizna stanowi jeden z wielu rodzajów zespołów archiwalnych.

Zbiór archiwalny, zespół, spuścizna archiwalna i kolekcja – zależności

Wymienione w tytule pojęcia składają się na system organizacji materiałów archiwalnych. W literaturze i słownikach archiwalnych dwa z tych terminów często są utożsamiane ze sobą. Zbiór przedstawia się jako kolekcję, a kolekcję jako zbiór. Definicja tych dwóch pojęć mówi, że są to archiwalia, które zostały sztucznie połączone z uwzględnieniem konkretnego kryterium. Są też ze sobą powiązane kancelaryjnie.

Natomiast zespół archiwalny jest całością materiałów archiwalnych zgromadzonych przez jednego aktotwórcę. Może nim być instytucja, urząd, firma lub osoba prywatna. Spuścizna archiwalna jest utożsamiana z zespołem archiwalnym i każda spuścizna jest takim zespołem. Natomiast nie każdy zespół jest spuścizną.  Aby przyjął on taką formę, musi spełnić następujące warunki:

• jest zbiorem dokumentów i materiałów archiwalnych utworzonych przez jednego aktotwórcę,
• aktotwórcę (osobę lub osoby) można wskazać z imienia i nazwiska.

W przypadku osób prywatnych spuścizna archiwalna może być wytworem jednego członka rodziny, ale również całego rodu na przestrzeni wielu pokoleń. W większości definicji czy wyjaśnień tego terminu w literaturze specjalistycznej, dopuszcza się do spuścizny jedynie materiały archiwalne. Wyłączone są z niej przedmioty kolekcjonerskie. Tylko nieliczni publicyści dopuszczają włączenie do niej kolekcji muzealno-biblioteczno-archiwalnej.

Spuścizna archiwalna a zespół archiwalny – różnice

Pojęcie zespołu archiwalnego pochodzi z archiwistyki francuskiej. Ona jako pierwsza wprowadziła w 1841 zasadę wyodrębniania spuścizny archiwalnej każdej instytucji lub osoby w odrębną grupę akt.

Co ważne, pojęcie zespół archiwalny odnosi się tylko do materiałów zarchiwizowanych, czyli tych, które znajdują się w zasobie archiwum. Dokumentacja, która nadal jest przechowywana u twórcy zbioru, najczęściej jest określana mianem registratury.

W praktyce jednak spuścizna archiwalna najczęściej jest utożsamiana z zespołem archiwalnym.

Rodzaje spuścizny archiwalnej

Spuścizna materialna rozumiana jako zespół archiwalny może przyjmować różne formy. Dzieli się je ze względu na różne kryteria.

Ze względu na budowę wyróżnia się zespoły archiwalne:

• proste – stworzone przez twórcę, którego kompetencje i organizacja nie ulegały większym zmianom powodującym sukcesję materiałów archiwalnych od innych podmiotów,
• złożone – mogły powstać w wyniku połączenia różnych zespołów lub powstawały niezależnie w różnych miejscach, jednak ich struktury są ze sobą powikłane,

Ze względu na czas powstawania:

• zespoły zamknięte – których twórca już zakończył działalność (na przykład urząd, który już nie funkcjonuje – często spotykane w odniesieniu do instytucji PRL),
• zespoły otwarte – czyli takie, do których wciąż napływają nowe zasoby (na przykład stale działający urząd – wojewódzki, miasta, gminy).

Ze względu na dodatkowe cechy:

• zespoły przykładowe,
• zespoły typowe,
• zespoły szczątkowe.

Każda spuścizna może być przyporządkowana do kilku kategorii jednocześnie, na przykład może być zespołem prostym, otwartym lub zamkniętym, szczątkowym.

Spuścizna archiwalna a zbiory rodzinne

O spuściźnie archiwalnej często mówi się w kontekście archiwów rodzinnych, choć warto podkreślić, że może ona dotyczyć także innych zbiorów (np. archiwum urzędu, instytucji, organizacji państwowej).

Zasoby pochodzące z archiwów rodzinnych stanowią bardzo interesujący materiał, szczególnie dla historyków. Zbiory rodzinne często powstają w wyniku zainteresowań kolekcjonerskich danego twórcy.

Takie materiały trafiają do archiwów, stając się zasobem archiwalnym, w wyniku przekazania darowizny, zakupu czy depozytu. Spuścizny archiwalne stanowią bezcenne źródło historyczne dla badaczy. Najczęściej uzupełniają gromadzony materiał kancelaryjny, pochodzący na przykład ze zbiorów urzędów, parafii czy instytucji państwowych.

Najcenniejsze są spuścizny archiwalne po uczonych, ale te gromadzone przez „zwyczajne” rodziny czy pojedyncze osoby także miewają bardzo wysoką wartość historyczną.