Dokumentacja zbierana i przechowywana w archiwum nie zawsze jest wynikiem działalności statutowej jednostki organizacyjnej. Poza czynnościami kancelaryjnymi czy ustrojowymi, które archiwistyka określa proweniencyjnymi, wiele akt czy dokumentów jest też tworzonych podczas wykonywania innych zadań. Pochodzą one, np. z działalności kolekcjonerskiej lub są wynikiem prowadzenia akt pracowniczych czy związanych z konkretną akcją społeczną. Wiele z nich nie może być włączonych do zasobu, ale łącznie z innymi materiałami tworzą zbiór dokumentacji.

Co wchodzi w skład zbioru dokumentacji?

Zgodnie z powyższym wyjaśnieniem do zbioru dokumentacji zalicza się wszystko, co jest w danym momencie zgromadzone w archiwum jednostki organizacyjnej.  Zbiór obejmuje:

• dokumentację archiwalną zgromadzoną w zarchiwizowanym zespole,
• dokumentację niearchiwalną,
• dokumentację przeznaczoną do brakowania,
• dokumentację bieżącą,
• dokumenty papierowe, elektroniczne, nagrania dźwiękowe i wiele innych form dokumentacji,
• zbiory muzealno-kolekcjonerskie.

Czym jest dokumentacja?

Aby wiedzieć, co może się znaleźć w zbiorze dokumentacji, warto zapoznać się z definicją samej dokumentacji. Jest nią zbiór pojedynczych dokumentów, połączonych wspólnymi elementami. Może to być ten sam problem, tematyka, sprawa, zadanie itp. Powinny one również mieć określoną wartość informacyjną, historyczną, merytoryczną czy społeczną. Tworzenie dokumentacji obejmuje między innymi opracowywanie i opisywanie pojedynczych dokumentów, a także ich oznaczanie i porządkowanie. W efekcie tej pracy powstaje zbiór dokumentów połączonych wspólnym kryterium. W przypadku archiwum jednostki organizacyjnej jest nim postać twórcy.