Dokumentacja niearchiwalna

Dokumentacja gromadzona i przechowywana w archiwum podmiotu gospodarczego, instytucji, organizacji czy organu samorządowego może mieć wartość trwałą lub tymczasową. W tym drugim przypadku jest ona cenna i przydatna tylko w określonym czasie, np. na etapie realizowania konkretnego zamówienia czy prowadzenia określonej akcji społecznej. Po zakończeniu działań przestaje ona mieć znaczenie zarówno dla teraźniejszej, jak i dla przyszłej pracy podmiotu. Jest to dokumentacja niearchiwalna.

Materiały niearchiwalne – kategoria B

W systemie archiwizacji dokumentów poszczególne jednostki są klasyfikowane i zaliczane do konkretnych kategorii. W przypadku dokumentów o dużej wartości historycznej zalicza się je do kategorii A. Jej dopełnienie stanowi kategoria B, czyli dokumentacja niearchiwalna. Materiały i dokumenty zaliczane do tej grupy nie podlegają procedurze profesjonalnego archiwizowania i są przeznaczone do zniszczenia. Nie można tego jednak dokonać w dowolnym momencie.

Oznaczenia dokumentów niearchiwalnych

Dokumentacja niearchiwalna podlega dalszej klasyfikacji i oznaczaniu, które określa, po jakim czasie dokument może zostać zniszczony. Stosowane oznaczenia to:

  • BC – dokumenty o wartości krótkotrwałej, które mogą zostać zutylizowane zaraz po utracie ich użyteczności,
  • B5, B10, B12 itp. – dokumenty oznaczone tym symbolem po utracie przydatności powinny być przechowywane jeszcze przez liczbę lat określoną cyfrą,
  • BE – dokumenty tymczasowo zaliczone do niearchiwalnych, które po upływie wskazanej liczby lat powinny być poddane ponownej ekspertyzie. Jej efektem może być przeznaczenie do utylizacji lub zakwalifikowanie do kategorii A.

Przykładem dokumentacji niearchiwalnej są wszelkiego typu dokumenty płacowe i kadrowe, które powinny być przechowywane określoną liczbę lat. Zaliczają się też do niej protokoły egzaminów czy dokumentacja szkolna.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.