Skontrum

Skontrum w myśl prawa jest terminem zarezerwowanym dla bibliotek, na potrzeby opracowywania ich zbiorów. Jest też wykorzystywany w archiwistyce w odniesieniu do zbiorów archiwalnych. Obejmuje czynności kontrolne, których celem jest ustalenie zgodności stanu faktycznego, z zapisami dokonanymi w inwentarzu lub innym dokumencie ewidencyjnym. Skontrum pozwala na wykrycie ewentualnych braków i wprowadzenie poprawek w zapisach. Odpowiednikiem tego procesu w innych dziedzinach jest inwentaryzacja.

Dwie formy skontrum

Kontrola zbiorów archiwalnych lub bibliotecznych może się odbywać na dwa sposoby. Wyróżnia się:

  • skontrum całościowe,
  • skontrum ciągłe.

Pierwsza forma kontroli jest przeprowadzania w małych archiwach lub bibliotekach. Obejmuje cały zbiór i jest wykonywana jednorazowo w określonym czasie. W większych jednostkach, w których liczba gromadzonych akt lub książek jest bardzo duża, przeprowadzenie kontroli wszystkich zasobów na jeden raz jest niemożliwe. W takich jednostkach przeprowadza się skontrum ciągłe, które obejmuje kilka etapów prac.

Kiedy przeprowadza się skontrum?

Podstawę do przeprowadzenia skontrum stanowią różne okoliczności, które mogą powodować zmiany w zbiorach. Zalicza się do nich, np. zalanie pomieszczenia ze zbiorem. Kontrola jest też wskazana wówczas, gdy zmienia się kierownik archiwum czy biblioteki. Przejęcie przez niego odpowiedzialności za zbiory dokumentacji musi mieć podstawę, dzięki której zyskuje on gwarancję zgodności ewidencji z zawartością jednostki. Skontrum jest też zalecane jako okresowe działanie sprawdzające, wykonywane na wniosek osoby zarządzającej jednostką. Za jego przeprowadzenie odpowiada komisja skontrowa, która sporządza protokół pokontrolny.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.