Stempel wpływu

Przyjmowanie pisma w kancelarii lub innej komórce organizacyjnej firmy, wymaga odnotowania tego faktu w odpowiednim rejestrze. Pismo rozpoczynające bieg sprawy powinno też być odpowiednio oznaczone, co pozwoli na szybkie ustalenie, kiedy pojawiło się w komórce i jak długo trwa rozpatrywanie sprawy. Ma to znaczenie z uwagi na to, że przepisy narzucają określone terminy na różne czynności urzędowe. Do oznaczania daty i miejsca przyjęcia pisma służy stempel wpływu.

Jakie informacje zawiera stempel wpływu?

Stempel wpływu zazwyczaj jest tradycyjną pieczątką, którą można odcisnąć na dokumencie. Istotna jest jej treść, która ma wskazywać na datę przyjęcia pisma oraz komórkę organizacyjną, do której wpłynęło. Dysponowanie takim stemplem zwalnia urzędnika z ręcznego wpisywania tych informacji na każdym dokumencie. Ma to szczególnie znaczenie w tych komórkach, w których każdego dnia przyjmuje się wiele pism.

Używanie stempla wpływu w komórce organizacyjnej:

  • gwarantuje szybkie i czytelne znakowanie korespondencji lub pism,
  • przyspiesza procedurę rejestracji wpływającej korespondencji,
  • usprawnia pracę i oszczędza czas referentów,
  • ułatwia rejestrowanie pism i śledzenie ich drogi w jednostce.

Stempel wpływu może przyjmować różne formy. Zazwyczaj ma kształt prostokąta z umieszczonym w nagłówku napisem: „przyjęto dnia”, „wpłynęło dnia”, „zaksięgowano dnia” itp. W centralnej części stempla znajduje się ruchomy datownik, w którym każdego dnia można ustawić właściwą datę. Takie rozwiązanie umożliwia automatyzację pracy w komórkach organizacyjnych, które zajmują się przyjmowaniem napływającej korespondencji.