Poprzedniki

Pojęcie poprzedników w archiwistyce wiąże się z dziedziną ewidencjonowania zbiorów. Standardową procedurą, przyjętą przy opisywaniu zespołów (zbiorów) archiwalnych jest umieszczanie na nich tzw. dat skrajnych. Określają one czas wytworzenia pierwszego i ostatniego dokumentu w zbiorze (zespole). Poprzedniki, to dokumenty wytworzone wcześniej, przed sporządzeniem pierwszej jednostki archiwalnej zamieszczonej w zbiorze (zespole).

Poprzedniki w archiwistyce

Poprzedniki, nazywane też z języka łacińskiego priora lub anteriora są dokumentami, aktami, które poprzedzają aktualny dokument lub akt. W archiwistyce przy opisywaniu teczek z jednostkami archiwalnymi, które zawierają dokumenty sprzed okresu działalności ich twórcy, daty tych ostatnich zapisuje się w nawiasach kwadratowych.

Czym są i jak trafiają do zbioru takie priora? Zazwyczaj są to dokumenty i inne jednostki archiwalne, które zostały przez twórcę zbioru odziedziczone lub przejęte. Chociaż nie były przez niego stworzone, faktycznie należą do zbioru archiwalnego. Takie poprzedniki nie zawsze są bezpośrednio związane z działalnością twórcy. Mogą to być materiały przejęte od innej jednostki i związane z jej pracą, tradycją czy twórczością.

Poprzedniki w pracy kancelaryjnej

Pojęcie poprzedników funkcjonuje też w pracy kancelaryjnej i dotyczy rejestrowania akt bieżących w księgach czy wykazach. Podczas dokonywania rejestracji takiego pisma często wymagane jest podanie numeru (sygnatury) wcześniejszego aktu lub pisma sporządzonego w tej samej sprawie. Właśnie taki dokument nosi nazwę poprzednika. Odnotowanie jego numeru pozwala prześledzić bieg załatwiania sprawy oraz kolejność sporządzanych w związku z tym dokumentów.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.