Dokumentacja księgowa

Dokumentacja księgowa jest zbiorem dokumentów, które poświadczają przeprowadzenie różnych operacji gospodarczych. Są to np. zakupy surowców i materiałów, wpływy wynikające ze sprzedaży, inwestycje, kredyty i pożyczki czy wydatki związane z obowiązkiem podatkowym i utrzymaniem pracowników. Tworzące ją dokumenty księgowe są nazywane dowodami księgowymi lub dowodami źródłowymi. Sposoby tworzenia dokumentacji księgowej oraz jej zawartość szczegółowo określa art. 10 ust. 1 Ustawy o rachunkowości.

Funkcje dokumentacji księgowej

Dokumentacja pełni kilka istotnych funkcji. Są to:

• funkcja dokumentu – dowód księgowy jest dokumentem usankcjonowanym prawnie i składa się na dokumentację jednostki,
• funkcja dowodowa – dowód księgowy potwierdza przeprowadzenie operacji gospodarczej i określa jej charakter jakościowy, ilościowy lub wartościowy,
• funkcja księgowa – dowód księgowy jest podstawą do dokonania wpisu w księdze rachunkowej,
• funkcja informacyjna – dowód księgowy jest źródłem informacji o operacji,
• funkcja kontrolna – dowód księgowy pozwala na zweryfikowanie poprawności przeprowadzania operacji.

Polityka sporządzania dokumentacji księgowej

Ustawa o rachunkowości wskazuje, w jaki sposób należy sporządzać i przechowywać dokumentację księgową. Przede wszystkim powinna ona być przygotowana w języku polskim. Obejmuje też księgowanie w obrębie określonych okresów rozliczeniowych i tzw. roku obrotowego. Ustawa określa metody wyceny aktywów i pasywów, ustalania wyniku finansowego oraz sposoby prowadzenia ksiąg rachunkowych w firmie. Dokumentacja księgowa powinna też podlegać ochronie danych i ich zbiorów prowadzonej wg przyjętego systemu.