Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego

Tworzenie archiwum ma na celu zachowanie dla potomności materiałów o wartości historycznej, które są gromadzone w danej jednostce organizacyjnej. Rozbudowywanie zbioru ma charakter subiektywny, gdyż nadawanie wartości materiałom może wynikać ze stosowania indywidualnych kryteriów. Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego jest sposobem na ujednolicenie tych kryteriów i podniesienie wartości zbiorów.

Cel kształtowania zasobu archiwalnego

Gromadzenie zbiorów archiwalnych ma na celu jak najpełniejsze udokumentowanie przeszłości – tak, by stanowiły bogatą bazę wiedzy o niej, przeznaczoną dla obecnych i przyszłych pokoleń. Określenie „jak najpełniejszy” kojarzy się z zachowaniem wszystkiego, co w jakikolwiek sposób wiąże się z byłymi wydarzeniami czy działalnością podmiotów. W rzeczywistości takie podejście doprowadziłoby do powstania gigantycznego zbioru, który w znacznej części byłby bezwartościowy.

Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego ma na celu ograniczenie rodzaju zbieranych dokumentów do tych, które spełniają wymagane kryteria. Jest ono niezbędne w sytuacji masowego produkowania wszelkiego rodzaju akt, często zaśmiecających półki biur czy kancelarii.

Na czym polega kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego

Narastającym zasobem archiwalnym jest dokumentacja gromadzona w biurach, zakładach pracy, placówkach kulturalnych i instytucjach. Zanim trafi ona do zasobu narodowego, przechodzi etap weryfikacji. Tworzenie spójnego i wartościowego zbioru polega na dokonywaniu selekcji materiałów archiwalnych oraz wyodrębnianiu spośród nich tych, które kwalifikują się do wieczystego przechowywania. Selekcja opiera się na naukowej ocenie wartości tych dokumentów, a jej następstwem jest brakowanie. W procesie kształtowania stosuje się ustalone kryteria oceny dokumentacji.