Klasyfikacja

Klasyfikacja jest terminem o bardzo szerokim znaczeniu, stosowanym w niemal każdej dziedzinie nauki i działalności człowieka. Pozwala ona na uporządkowanie dużej ilości przedmiotów materialnych, niematerialnych, ożywionych czy nieożywionych w klasy określone za pomocą konkretnego kryterium. Klasyfikację stosuje się też w archiwistyce, do porządkowania i szeregowania jednostek czy zbiorów.

Kryteria klasyfikacji archiwaliów

Ilość gromadzonych materiałów w jednostkach organizacyjnych i archiwum państwowym jest ogromna. Dlatego do ich uporządkowania oraz orientacji w zbiorach niezbędne jest stosowanie właściwej klasyfikacji. W praktyce archiwistycznej sięga się po kilka kryteriów, które pozwalają na rozróżnienie zbiorów pod względem ich wartości historycznej, zasad przechowywania czy formy i objętości.

Podstawowym wyznacznikiem podziału w odniesieniu do wszystkich gromadzonych materiałów jest ich wartość archiwalna. Pod tym względem wyróżnia się:

  • materiały archiwalne – klasa A,
  • materiały niearchiwalne – klasa B.

W obrębie tych drugich stosuje się też klasyfikację pod kątem ich ważności dla twórcy zbioru. Poszczególne klasy są oznaczane literami BE oraz BC i liczbą, która określa zalecaną liczbę lat przechowywania.

Inne kryteria

Poza podstawowym podziałem w praktyce archiwalnej wykorzystuje się też inne techniki kategoryzacji materiałów. Poszczególne ich grupy są zwykle wyrażone odpowiednim oznaczeniem lub opisem umieszczonym w sygnaturze czy na karcie jednostki archiwalnej. Dwa typowe to:

  • podział ze względu na nośnik – dokumentacja papierowa, płyta CD lub DVD, taśma magnetofonowa, pendrive, klisza fotograficzna, karta SIM itp.,
  • podział ze względu na dostępność dla osób trzecich – dokumentacja jawna i niejawna.

W klasyfikacji stosowane są również pojęcia dokumentacji, w tym spisu zdawczo-odbiorczego wraz ze szczegółowymi informacjami na temat konkretnych akt z archiwum, a także karta zastępcza wydawana na czas korzystania z wypożyczalni.

W zakresie klasyfikacji zastosowanie mają przepisy polskiego prawa. Obowiązujące jest Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. (Dz.U. z 2002 r. nr 167, poz. 1375).