Obieg pism

W każdej jednostce organizacyjnej przez obieg pism rozumie się drogę, jaką pokonuje notatka, przesyłka i czy inny dokument od momentu wpłynięcia do chwili zakończenia sprawy. Droga ta obejmuje wszystkie pośrednie jednostki, przez które musi przejść dokument zgodnie z obowiązującymi w danej firmie czy instytucji przepisami. Obieg pism jest regulowany przez:

  • instrukcję kancelaryjną,
  • strukturę firmy czy instytucji,
  • dodatkowe przepisy wewnętrzne.

Czynności związane z obiegiem pism

Droga pisma w przedsiębiorstwie czy instytucji rozpoczyna się w chwili jego przyjęcia przez odpowiednią jednostkę (np. kancelarię). Na drodze do wyjścia z danej jednostki, czyli wysłania odpowiedzi drogą pocztową lub mailową, dokument przechodzi przez szereg czynności. Są to między innymi: przyjęcie i rozdział korespondencji, dekretacja, przepisanie brudnopisu, wysłanie pisma.

Każda z tych czynności jest realizowana w tzw. punkcie zatrzymania, czyli komórce, której pracownik odpowiada za jej wykonanie. W jednej komórce może być realizowana jedna lub więcej z tych czynności manipulacyjnych.

Zasady obiegu pism

Aby obieg pism był jak najszybszy i wiązał się z możliwie krótkim terminem załatwienia sprawy, niezbędne jest realizowanie go według kilku zasad:

  • ograniczenie liczby punktów zatrzymania pisma,
  • załatwianie sprawy zgodnie z ustalonym trybem,
  • przechodzenie pisma przez punkt zatrzymania tylko jeden raz,
  • usprawnienie procedury obiegu przez wykorzystanie środków technicznych.

Sprawność obiegu pism w firmie czy instytucji zależy od poprawnego skonstruowania instrukcji kancelaryjnej oraz dodatkowych przepisów. Optymalnym rozwiązaniem jest skrócenie drogi obiegu pism do minimum, przez wyłączenie z niej zbędnych jednostek pośrednich, które nie mają żadnego znaczenia dla jakości czy sposobu załatwienia sprawy.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.