Obieg pism

W każdej jednostce organizacyjnej przez obieg pism rozumie się drogę, jaką pokonuje notatka, przesyłka i czy inny dokument od momentu wpłynięcia do chwili zakończenia sprawy. Droga ta obejmuje wszystkie pośrednie jednostki, przez które musi przejść dokument zgodnie z obowiązującymi w danej firmie czy instytucji przepisami. Obieg pism jest regulowany przez:

• instrukcję kancelaryjną,
• strukturę firmy czy instytucji,
• dodatkowe przepisy wewnętrzne.

Czynności związane z obiegiem pism

Droga pisma w przedsiębiorstwie czy instytucji rozpoczyna się w chwili jego przyjęcia przez odpowiednią jednostkę (np. kancelarię). Na drodze do wyjścia z danej jednostki, czyli wysłania odpowiedzi drogą pocztową lub mailową, dokument przechodzi przez szereg czynności. Są to między innymi: przyjęcie i rozdział korespondencji, dekretacja, przepisanie brudnopisu, wysłanie pisma.

Każda z tych czynności jest realizowana w tzw. punkcie zatrzymania, czyli komórce, której pracownik odpowiada za jej wykonanie. W jednej komórce może być realizowana jedna lub więcej z tych czynności manipulacyjnych.

Zasady obiegu pism

Aby obieg pism był jak najszybszy i wiązał się z możliwie krótkim terminem załatwienia sprawy, niezbędne jest realizowanie go według kilku zasad:

• ograniczenie liczby punktów zatrzymania pisma,
• załatwianie sprawy zgodnie z ustalonym trybem,
• przechodzenie pisma przez punkt zatrzymania tylko jeden raz,
• usprawnienie procedury obiegu przez wykorzystanie środków technicznych.

Sprawność obiegu pism w firmie czy instytucji zależy od poprawnego skonstruowania instrukcji kancelaryjnej oraz dodatkowych przepisów. Optymalnym rozwiązaniem jest skrócenie drogi obiegu pism do minimum, przez wyłączenie z niej zbędnych jednostek pośrednich, które nie mają żadnego znaczenia dla jakości czy sposobu załatwienia sprawy.