Pomoce kancelaryjne

Wykonywanie prac kancelaryjnych wiąże się z wieloma czynnościami, których celem jest obsługa przepływu dokumentów, korespondencji oraz ich rejestracja i archiwizacja. Im większa jednostka i więcej załatwianych w niej spraw, tym trudniejsze jest porządkowanie szybkie odnajdywanie potrzebnych dokumentów. Pomoce kancelaryjne to środki, które ułatwiają te zadania.

Rodzaje pomocy kancelaryjnych

Przez pomoce kancelaryjne rozumie się wszystkie środki dodatkowe, wykorzystywane w pracy nad przygotowywaniem dokumentów oraz ich obiegiem i archiwizacją. Ogólnie można je zdefiniować jako wszystkie środki wykorzystywane do odnotowywania przeprowadzonych czynności, począwszy od przyjęcia pisma, przez jego kopiowanie i obieg w jednostce pomiędzy komórkami, po załatwienie sprawy i przekazanie dokumentu do archiwum. Podstawowym wymogiem jest jednak sporządzanie ich według ustalonych zasad.

Do rejestracji tych czynności służą takie pomoce kancelaryjne jak:

  • księgi,
  • kartoteki,
  • rejestry,
  • spisy,
  • repertoria,
  • skorowidze.

Jakie zadania pełnią pomoce kancelaryjne?

W polskim prawie zaznaczono obowiązek przechowywania wielu dokumentów przez okres od kilku do kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu lat. Dotyczy to między innymi dokumentów kadrowych i płacowych, które firma ma obowiązek archiwizować do czasu, kiedy pracownik nie będzie mógł ubiegać się o świadczenia emerytalne czy historię przebiegu pracy zawodowej. W dużym przedsiębiorstwie czy urzędzie liczba takich dokumentów jest ogromna. Odszukanie odpowiedniego aktu lub świadectwa sprzed dwóch dekad wymaga doskonałej organizacji zbiorów.