Pomoce kancelaryjne

Wykonywanie prac kancelaryjnych wiąże się z wieloma czynnościami, których celem jest obsługa przepływu dokumentów, korespondencji oraz ich rejestracja i archiwizacja. Im większa jednostka i więcej załatwianych w niej spraw, tym trudniejsze jest porządkowanie szybkie odnajdywanie potrzebnych dokumentów. Pomoce kancelaryjne to środki, które ułatwiają te zadania.

Rodzaje pomocy kancelaryjnych

Przez pomoce kancelaryjne rozumie się wszystkie środki dodatkowe, wykorzystywane w pracy nad przygotowywaniem dokumentów oraz ich obiegiem i archiwizacją. Ogólnie można je zdefiniować jako wszystkie środki wykorzystywane do odnotowywania przeprowadzonych czynności, począwszy od przyjęcia pisma, przez jego kopiowanie i obieg w jednostce pomiędzy komórkami, po załatwienie sprawy i przekazanie dokumentu do archiwum. Podstawowym wymogiem jest jednak sporządzanie ich według ustalonych zasad.

Do rejestracji tych czynności służą takie pomoce kancelaryjne jak:

  • księgi,
  • kartoteki,
  • rejestry,
  • spisy,
  • repertoria,
  • skorowidze.

Jakie zadania pełnią pomoce kancelaryjne?

W polskim prawie zaznaczono obowiązek przechowywania wielu dokumentów przez okres od kilku do kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu lat. Dotyczy to między innymi dokumentów kadrowych i płacowych, które firma ma obowiązek archiwizować do czasu, kiedy pracownik nie będzie mógł ubiegać się o świadczenia emerytalne czy historię przebiegu pracy zawodowej. W dużym przedsiębiorstwie czy urzędzie liczba takich dokumentów jest ogromna. Odszukanie odpowiedniego aktu lub świadectwa sprzed dwóch dekad wymaga doskonałej organizacji zbiorów.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.