Działalność archiwalna

Działalność archiwalna obejmuje szereg czynności związanych z ewidencją, opracowywaniem, zabezpieczaniem oraz właściwym przechowywaniem materiałów. Zakłada również ich kategoryzację, zgodnie z przyjętymi standardami. Wszystkie procedury odbywają się na mocy przepisów polskiego prawa oraz z uwzględnieniem charakteru przedsiębiorstwa, jego procedur i gromadzonych przez niego zasobów.

Działalność archiwalna może być świadczona przez jednostki wydzielone spośród wewnętrznych komórek firmy, jak również wyspecjalizowane przedsiębiorstwa zewnętrzne. Współpracują one z innymi organami na zasadzie outsourcingu.

Zakres czynności

Pod pojęciem „działalności archiwalnej” kryje się wiele czynności związanych z przechowywaniem dokumentów o różnej wartości. Należą do nich:

  • archiwizowanie dokumentów,
  • niszczenie plików po upływie okresu ochronnego,
  • przechowywanie dokumentów, w tym tych należących do firm zlikwidowanych lub będących w upadłości,
  • opracowywanie procedur kancelaryjno-archiwalnych,
  • transport i relokacja archiwów,
  • skanowanie dokumentów,
  • szkolenia na temat archiwizacji i podstaw prawnych.

W Polsce zasady dotyczące archiwizacji są regulowane przez wewnętrzne procedury przedsiębiorstw oraz ustawy (w tym ustawę o ochronie danych osobowych). Właściwa ochrona wrażliwych danych (znajdujących się w dokumentacji technicznej, kadrowej czy finansowej) to priorytetowe zadanie spoczywające na firmach. Wsparciem w prowadzonej działalności archiwalnej dla wielu z nich są usługi świadczone przez wyspecjalizowane jednostki zewnętrzne.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.