Działalność archiwalna

Działalność archiwalna obejmuje szereg czynności związanych z ewidencją, opracowywaniem, zabezpieczaniem oraz właściwym przechowywaniem materiałów. Zakłada również ich kategoryzację, zgodnie z przyjętymi standardami. Wszystkie procedury odbywają się na mocy przepisów polskiego prawa oraz z uwzględnieniem charakteru przedsiębiorstwa, jego procedur i gromadzonych przez niego zasobów.

Działalność archiwalna może być świadczona przez jednostki wydzielone spośród wewnętrznych komórek firmy, jak również wyspecjalizowane przedsiębiorstwa zewnętrzne. Współpracują one z innymi organami na zasadzie outsourcingu.

Zakres czynności

Pod pojęciem „działalności archiwalnej” kryje się wiele czynności związanych z przechowywaniem dokumentów o różnej wartości. Należą do nich:

• archiwizowanie dokumentów,
• niszczenie plików po upływie okresu ochronnego,
• przechowywanie dokumentów, w tym tych należących do firm zlikwidowanych lub będących w upadłości,
• opracowywanie procedur kancelaryjno-archiwalnych,
• transport i relokacja archiwów,
• skanowanie dokumentów,
• szkolenia na temat archiwizacji i podstaw prawnych.

W Polsce zasady dotyczące archiwizacji są regulowane przez wewnętrzne procedury przedsiębiorstw oraz ustawy (w tym ustawę o ochronie danych osobowych). Właściwa ochrona wrażliwych danych (znajdujących się w dokumentacji technicznej, kadrowej czy finansowej) to priorytetowe zadanie spoczywające na firmach. Wsparciem w prowadzonej działalności archiwalnej dla wielu z nich są usługi świadczone przez wyspecjalizowane jednostki zewnętrzne.