Spis spraw

Każda sprawa, która wpływa do jednostki archiwalnej, musi być odpowiednio zaewidencjonowana. W tradycyjnym systemie kancelaryjnym służy do tego celu specjalny formularz – spis spraw. Może on mieć formę papierową przeznaczoną do wypełniania ręcznie. W nowoczesnych jednostkach coraz częściej jednak przyjmuje on formę elektroniczną – jako dokument w arkuszu kalkulacyjnym, np. Excel, tabela stworzona w edytorze tekstu lub rodzaj bazy danych.

Jak prowadzi się spis spraw?

Spis spraw jest dokumentem wymaganym przepisami. Zasady jego prowadzenia określa § 53 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. dotyczącego instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt oraz innych kwestii związanych z organizacją i prowadzeniem archiwów zakładowych. Formularz jest przygotowywany na jeden rok kalendarzowy i obejmuje sprawy prowadzane tylko w jednej komórce merytorycznej.

Spis spraw umieszcza się w teczkach aktowych, a po zakończeniu roku kalendarzowego tworzy się nowy formularz na kolejny rok. W wyjątkowych sytuacjach przepisy dopuszczają prowadzenie wykazu w dłuższym okresie pod warunkiem, że liczba spraw jest znikoma.

Jakie informacje zawiera spis spraw?

Wymienione wcześniej rozporządzenie precyzuje, jakie informacje powinny się znaleźć w spisie spraw. Roczny formularz powinien zawierać:

  • oznaczenie roku, którego dotyczy,
  • symbol komórki organizacyjnej,
  • symbol i hasło klasyfikacyjne wykazu akt.

W formularzu tabelarycznym każdej sprawie jest poświęcony jeden wiersz. Kolejne tytuły kolumn w takim spisie to:

  • liczba porządkowa,
  • tytuł sprawy,
  • nazwa podmiotu, który przyjął sprawę,
  • znak pisma rozpoczynającego sprawę,
  • data wszczęcia sprawy,
  • data załatwienia sprawy,

Wyjątkiem są sprawy własne, rozpatrywane w danej komórce organizacyjnej. Umieszczenie ich w spisie spraw, nie wymaga wypełnienia rubryk trzeciej i czwartej.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.