Instrukcja kancelaryjna

Każda kancelaria, która zajmuje się tworzeniem, przekazywaniem i przechowywaniem dokumentów, pracuje w oparciu o określone przepisy i wytyczne. W celu ich ujednolicenia i precyzyjnego określenia zasad postępowania w konkretnych sytuacjach, stosuje się specjalnie opracowany zbiór przepisów i zasad zebranych w akcie normatywnym, jakim jest instrukcja kancelaryjna.

Co zawiera instrukcja kancelaryjna?

Z definicji instrukcji kancelaryjnej wynika, że jest ona dokumentem normatywnym, czyli takim, który określa zasady i normy postępowania przy wykonywaniu określonych zadań. Jest on sporządzony w formie zestawu norm opisanych z wykorzystaniem terminologii prawnej. Jego zadaniem jest szczegółowe opisanie tzw. procedury administracyjnej dotyczącej postępowania z dokumentem. W prawidłowo sporządzonej instrukcji kancelaryjnej powinny się znaleźć następujące elementy:

  • zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych,
  • ogólne reguły postępowania z dokumentacją (bez uwzględniania sposobu jej tworzenia czy formy),
  • zasady postępowania na każdym etapie kontaktu z dokumentem, od momentu jego wpłynięcia czy utworzenia do archiwizacji,
  • wzory formularzy i stempli, jakie są stosowane w danej jednostce.

Instrukcja kancelaryjna jest normatywem, który opisuje system kancelaryjny, jaki obowiązuje w danej jednostce administracyjnej, przedsiębiorstwie czy urzędzie. Definiuje obieg dokumentów, wskazuje na sposób załatwiania spraw oraz ich rejestracji oraz zasady postępowania z dokumentami po zakończeniu procesu.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.