Każda kancelaria, która zajmuje się tworzeniem, przekazywaniem i przechowywaniem dokumentów, pracuje w oparciu o określone przepisy i wytyczne. W celu ich ujednolicenia i precyzyjnego określenia zasad postępowania w konkretnych sytuacjach, stosuje się specjalnie opracowany zbiór przepisów i zasad zebranych w akcie normatywnym, jakim jest instrukcja kancelaryjna.

Co to jest instrukcja kancelaryjna?

Instrukcja kancelaryjna to akt normatywny regulujący sposób wykonywania czynności związanych z dokumentacją w każdej jednostce organizacyjnej, zarówno w administracji publicznej, jak i w sektorze prywatnym. Określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych, a także sposób załatwiania i rejestrowania spraw od momentu wpływu dokumentu do jego archiwizacji. Obowiązek stosowania instrukcji kancelaryjnej wynika z przepisów prawa, a jej ustalenie często odbywa się w uzgodnieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych.

Podstawa prawna instytucji kancelaryjnej

Obowiązek stosowania instrukcji kancelaryjnej wynika z przepisów zawartych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Dokument ten szczegółowo reguluje sposób prowadzenia dokumentacji w urzędach i jednostkach organizacyjnych administracji publicznej.

Co zawiera instrukcja kancelaryjna?

Z definicji instrukcji kancelaryjnej wynika, że jest ona dokumentem normatywnym, czyli takim, który określa zasady i normy postępowania przy wykonywaniu określonych zadań. Jest on sporządzony w formie zestawu norm opisanych z wykorzystaniem terminologii prawnej. Jego zadaniem jest szczegółowe opisanie tzw. procedury administracyjnej dotyczącej postępowania z dokumentem. W prawidłowo sporządzonej instrukcji kancelaryjnej powinny się znaleźć następujące elementy:

• zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych,
• ogólne reguły postępowania z dokumentacją (bez uwzględniania sposobu jej tworzenia czy formy),
• zasady postępowania na każdym etapie kontaktu z dokumentem, od momentu jego wpłynięcia czy utworzenia do archiwizacji,
• wzory formularzy i stempli, jakie są stosowane w danej jednostce.

Instrukcja kancelaryjna jest normatywem, który opisuje system kancelaryjny, jaki obowiązuje w danej jednostce administracyjnej, przedsiębiorstwie czy urzędzie. Definiuje obieg dokumentów, wskazuje na sposób załatwiania spraw oraz ich rejestracji oraz zasady postępowania z dokumentami po zakończeniu procesu.

Co reguluje instrukcja kancelaryjna i jaką rolę pełni spis spraw?

Instrukcja kancelaryjna reguluje szereg istotnych aspektów związanych z dokumentacją w jednostce organizacyjnej. Określa zasady postępowania z dokumentacją na wszystkich etapach procesu załatwienia spraw – od momentu wpływu pisma, poprzez jego rejestrację, aż po archiwizację. Wśród kluczowych elementów znajduje się sposób rejestrowania spraw, prowadzenia spisu spraw, a także reguły obiegu dokumentów zarówno w ramach komórki organizacyjnej, jak i w skali całej jednostki.

Instrukcja wskazuje również, jak prawidłowo nadawać symbol komórki organizacyjnej, przypisywać znak sprawy, a także jak stosować obowiązujące wzory formularzy i pieczęci. Spis spraw pełni tu istotną rolę jako podstawowe narzędzie ewidencyjne, umożliwiające kontrolę nad przebiegiem i dokumentacją każdej sprawy prowadzonej w jednostce.

Ważnym elementem dokumentu są także szczegółowe zasady działania składnicy akt i archiwów zakładowych, a także klasyfikacja dokumentacji oparta na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Instrukcja uwzględnia również czasowe znaczenie praktyczne dokumentów i precyzyjnie określa sposób właściwy postępowania z materiałami archiwalnymi, przygotowując je do ewentualnego przekazania do archiwów państwowych.

Instrukcja kancelaryjna a organy administracji

W administracji publicznej instrukcja kancelaryjna jest dokumentem obowiązkowym dla wielu podmiotów, w tym organów gminy, powiatu, samorządu województwa, organów zespolonej administracji rządowej, a także urzędów obsługujących Prezesa Rady Ministrów. Obowiązek jej stosowania dotyczy również związków międzygminnych oraz innych form współpracy jednostek samorządu terytorialnego.

Dla wymienionych instytucji instrukcja kancelaryjna sporządzana jest zgodnie z rozporządzeniem w sprawie instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt oraz jednolitych rzeczowych wykazów akt, wydawanym przez Prezesa Rady Ministrów na podstawie propozycji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Instrukcja kancelaryjna dla powiatów

W organach powiatu oraz organach zespolonej administracji rządowej istnieje obowiązek posiadania aktualnej instrukcji kancelaryjnej, zawierającej wykaz akt oraz procedury określające zakres działania archiwów zakładowych. Dokument ten precyzyjnie reguluje sposób rejestracji pism i spraw, zasady wykonywania czynności kancelaryjnych, a także postępowanie z dokumentami o czasowym znaczeniu praktycznym.

Instrukcja określa również procedury przekazywania dokumentów do archiwów zakładowych oraz zasady tworzenia i załatwiania spraw w komórce organizacyjnej, zgodnie z obowiązującym systemem kancelaryjnym.

Instrukcja kancelaryjna a systemy EZD

W wielu jednostkach administracji publicznej oraz większych organizacjach wdrażane są elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją (EZD), które zastępują tradycyjny, papierowy obieg dokumentów. W związku z tym instrukcja kancelaryjna musi być odpowiednio dostosowana do specyfiki pracy w środowisku cyfrowym, uwzględniając nowe technologie oraz wymogi związane z przetwarzaniem danych w formie elektronicznej.

W takiej wersji dokument ten reguluje m.in. sposób rejestracji dokumentów w systemie, klasyfikację pism elektronicznych, nadawanie znaku sprawy, stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a także procedury archiwizacji cyfrowej oraz przekazywania dokumentacji do elektronicznej składnicy akt.

Coraz częściej w administracji rządowej i samorządowej stosuje się EZD PUW – jednolity system wspierany przez administrację rządową. Wersje elektroniczne instrukcji kancelaryjnej zawierają również opisy ról użytkowników, poziomów dostępu i sposobu odtwarzania dokumentów w razie awarii systemu.

Tego rodzaju podejście zwiększa efektywność zarządzania dokumentacją, zmniejsza ryzyko błędów oraz ułatwia kontrolę nad całym procesem załatwiania spraw.

Co grozi za brak stosowania instrukcji kancelaryjnej?

Nieprzestrzeganie instrukcji kancelaryjnej może prowadzić do poważnych konsekwencji organizacyjnych i prawnych. Skutkuje to często chaosem w dokumentacji, nieprawidłowym obiegiem dokumentów, a nawet ich zagubieniem lub zniszczeniem, co może mieć wpływ na ciągłość prowadzonych spraw i odpowiedzialność jednostki. Tego rodzaju nieprawidłowości mogą również utrudniać odtworzenie przebiegu sprawy, co jest szczególnie istotne w przypadku sporów sądowych, audytów lub postępowań kontrolnych.

Odpowiedzialność pracowników i konsekwencje dla jednostki

Dodatkowo, pracownicy mogą ponieść odpowiedzialność dyscyplinarną za naruszenie procedur kancelaryjnych. W przypadku kontroli przeprowadzanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, Najwyższą Izbę Kontroli czy inne uprawnione organy, brak wdrożenia i stosowania instrukcji kancelaryjnej może skutkować wydaniem zaleceń pokontrolnych, nakazem wprowadzenia zmian, a nawet sankcjami administracyjnymi wobec jednostki.

Odpowiedzialność za wdrożenie i przestrzeganie instrukcji

Za wdrożenie, aktualizację oraz przestrzeganie instrukcji kancelaryjnej w jednostce odpowiada zazwyczaj kierownik jednostki lub wyznaczona komórka organizacyjna – np. kancelaria ogólna, sekretariat lub dział administracyjny. Pracownicy mają obowiązek stosować się do jej zapisów, a nowi pracownicy powinni zostać z nią zapoznani podczas szkolenia wstępnego.

Dlaczego instrukcja kancelaryjna jest ważna?

Stosowanie jednolitej instrukcji kancelaryjnej odgrywa kluczową rolę w prawidłowym funkcjonowaniu każdej jednostki organizacyjnej. Przede wszystkim zapewnia uzgodniony sposób organizacji pracy z dokumentacją, gwarantując zgodność z wymogami prawnymi i archiwalnymi. Dzięki niej możliwe jest utrzymanie porządku w dokumentacji wewnętrznej i zewnętrznej oraz właściwa klasyfikacja materiałów archiwalnych, co ułatwia ich późniejsze przekazanie do archiwów państwowych.