Dokument

Dokument jest pismem, zapisem elektronicznym, wideo, przedmiotem itp., który stanowi świadectwo zaistnienia jakiegoś faktu. Jest to pojęcie bardzo szerokie, gdyż odnosi się do rozmaitych zdarzeń zachodzących na przestrzeni czasu, zarówno w odległej przeszłości, jak i współcześnie. Dokument może też przyjąć różną formę, począwszy od papierowej (pismo, list, książka, broszura, pamiętnik, wykaz itp.), przez rzeczową, po elektroniczną. Dokument w formie pisanej powinien być sporządzony z zachowaniem zasad i form obowiązujących w danej epoce oraz uwierzytelniony, dzięki czemu można mu przypisać określony stan prawny.

Rodzaje dokumentów

Dokumenty są przygotowywanie i przechowywane w niemal każdej dziedzinie działalności. Dlatego różnią się nie tylko formą, ale i zawartością oraz znaczeniem. Do często występujących zaliczają się:

• dokumenty księgowe – faktury, rachunki, księgi rachunkowe, rozliczenia podatkowe,
• dokumenty archiwalne – pisma, nagrania, fotografie i inne dokumenty zakwalifikowane do kategorii A,
• dokumenty muzealne – starodruki, fotografie, cenne przedmioty o wartości historycznej,
• dokumenty biblioteczne – rękopisy, druki, grafiki, publikacje o wartości muzealnej,
• dokumenty prawne i sądowe – akty prawne, wyroki i orzeczenia sądu,
• dokumenty urzędowe – wnioski i podania, pisma administracyjne, instrukcje,
• dokumenty elektroniczne,
• dokumenty naukowe – przedmioty, zapisy potwierdzające wyniki eksperymentów.

Dokument jako identyfikator tożsamości

Do grupy dokumentów zaliczają się również te identyfikujące, potwierdzające tożsamość, przynależność do organizacji czy uczelni oraz nadające określone uprawnienia. Są to między innymi dowody osobiste i paszporty, legitymacje szkolne i studenckie, dyplomy ukończenia szkół, świadectwa, prawa jazdy, legitymacje i książeczki zawodowe oraz wiele innych.

Zasady archiwizacji dokumentów

Aby archiwizacja dokumentów spełniała swoją funkcję, musi odbywać się zgodnie z określonymi zasadami. Podstawą jest właściwa klasyfikacja zasobów i ich prawidłowego oznaczania. Umożliwia to łatwy i szybki dostęp do konkretnego dokumentu, jeśli zachodzi taka potrzeba.

W klasyfikowaniu stosuje się trzy kryteria:

• dotyczące dostępności osób trzecich do dokumentów,
• obejmujące podział informacji ze względu na nośnik,
• dotyczące wartości archiwalnej dokumentacji.

Każde z nich jest istotne, dlatego zawsze powinny być stosowane łącznie. Co więcej, sposób przechowywania dokumentów reguluje Ustawa o archiwizacji, której musi przestrzegać każda jednostka prowadząca zbiór archiwalny. Dotyczy to zarówno prywatnych firm, jak i instytucji państwowych.

Podmioty, które wytwarzają tylko materiały niearchiwalne, nie muszą zakładać archiwów, natomiast mają obowiązek prowadzenia składnicy akt. To także należy robić w oparciu o przepisy stosownej ustawy. Jest również dopuszczalne zlecenie takiego działania zewnętrznej jednostce.

Jak archiwizuje się dokumenty?

Podstawową zasadą jest przypisanie danego zasobu do określonej kategorii.

Klasyfikacja obejmuje dokumenty gromadzone wieczyście, które zwykle określa się sygnaturą A. Oprócz tego archiwizacja dotyczy także zasobów, które można zniszczyć po upływie określonego czasu. Najczęściej w ich oznaczeniu znajduje się litera B, która może być rozszerzona o kolejne wyróżniki.

Są to:

• B z dodatkiem liczby, np. 3, 10, 25. Wskazują one na liczbę lat, po których materiały można zniszczyć. Są one liczone od 1 stycznia następnego roku od daty wytworzenia;
• BE z dodatkiem liczby, np. 5, określają materiały, które po wskazanym czasie (np. po 5 latach) należy poddać ekspertyzie przez państwowe archiwum. Instytucja może wówczas zmienić ich kategorię na materiały archiwalne albo na inną;
• BC – to dokumenty o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym. Po ich wykorzystaniu mogą być niszczone albo przekazywane na makulaturę.

Oprócz nadania właściwej klasyfikacji należy także pamiętać o konieczności przechowywania dokumentów w sposób chronologiczny. Trzeba także zapewnić odpowiednie warunki do ich magazynowania. Zasoby muszą być przede wszystkim chronione przed wilgocią, ogniem czy zbyt wysoką temperaturą.

Należy pamiętać, że elementy o krótkiej trwałości, na przykład wydruki z kasy fiskalnej, muszą zostać zeskanowane lub skserowane, aby nie straciły swojej czytelności.

Kolejną ważną zasadą archiwizowania dokumentów jest sporządzenie wykazu uporządkowanych wcześniej zasobów. Umożliwia to wygodny, a przede wszystkim szybki, dostęp do potrzebnych elementów archiwum.