Archiwum zakładowe

Przy organizacji struktury przedsiębiorstwa można spotkać się z określeniem archiwum zakładowe. Używamy go, żeby nazwać wewnętrzną komórkę w ramach danej jednostki organizacyjnej (np. państwowej). Pracownicy w niej zatrudnieni są odpowiedzialni za gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie, zabezpieczanie, a także udostępnianie całości zbioru dokumentacji – zarówno tej skategoryzowanej jako „A”, jak również z grupy „B”. Ponadto zajmują się okresowym typowaniem dokumentów do brakowania.

Jak powinna wyglądać organizacja archiwum zakładowego?

Ze względu na wysoką wagę, realizację tych zadań powierza się wykwalifikowanym pracownikom, często takim, którzy mają wykształcenie archiwistyczne lub ukończyli odpowiednie kursy. Może się jednak zdarzyć, że w firmie nie pracują takie osoby, a ich zatrudnianie i tworzenie nowej struktury będzie nieopłacalne. W takiej sytuacji alternatywą dla archiwum zakładowego jest zatrudnienie firmy zewnętrznej na zasadzie outsourcingu. To również opcja, z której mogą skorzystać firmy niedysponujące odpowiednim lokalem do zaaranżowania archiwum. Taka przestrzeń powinna mieć właściwe oświetlenie, wytrzymały strop, dobrą wentylację, przyjazny mikroklimat (brak wilgoci), a także zabezpieczenia przeciwpożarowe czy antywłamaniowe.

Jeżeli decydujesz się na umiejscowienie archiwum zakładowego w pokoju biurowym, specjalnie zaadaptowanym magazynie czy pomieszczeniu o charakterze czytelni musisz też stosownie je wyposażyć. Najczęściej wybierane są odporne na korozję regały metalowe, zamykane szafy, biurko z krzesłem oraz stanowisko komputerowe z potrzebnymi materiałami eksploatacyjnymi.

 

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.