Archiwum zakładowe

Przy organizacji struktury przedsiębiorstwa można spotkać się z określeniem archiwum zakładowe. Używamy go, żeby nazwać wewnętrzną komórkę w ramach danej jednostki organizacyjnej (np. państwowej). Pracownicy w niej zatrudnieni są odpowiedzialni za gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie, zabezpieczanie, a także udostępnianie całości zbioru dokumentacji – zarówno tej skategoryzowanej jako „A”, jak również z grupy „B”. Ponadto zajmują się okresowym typowaniem dokumentów do brakowania.

Jak powinna wyglądać organizacja archiwum zakładowego?

Ze względu na wysoką wagę, realizację tych zadań powierza się wykwalifikowanym pracownikom, często takim, którzy mają wykształcenie archiwistyczne lub ukończyli odpowiednie kursy. Może się jednak zdarzyć, że w firmie nie pracują takie osoby, a ich zatrudnianie i tworzenie nowej struktury będzie nieopłacalne. W takiej sytuacji alternatywą dla archiwum zakładowego jest zatrudnienie firmy zewnętrznej na zasadzie outsourcingu. To również opcja, z której mogą skorzystać firmy niedysponujące odpowiednim lokalem do zaaranżowania archiwum. Taka przestrzeń powinna mieć właściwe oświetlenie, wytrzymały strop, dobrą wentylację, przyjazny mikroklimat (brak wilgoci), a także zabezpieczenia przeciwpożarowe czy antywłamaniowe.

Jeżeli decydujesz się na umiejscowienie archiwum zakładowego w pokoju biurowym, specjalnie zaadaptowanym magazynie czy pomieszczeniu o charakterze czytelni, musisz też stosownie je wyposażyć. Najczęściej wybierane są odporne na korozję regały metalowe, zamykane szafy, biurko z krzesłem oraz stanowisko komputerowe z potrzebnymi materiałami eksploatacyjnymi.

Instrukcje w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego

Kolejnym istotnym elementem, na który na należy zwrócić uwagę są instrukcje w sprawie organizacji działania archiwum zakładowego. Warto zauważyć, że jak wskazują przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, archiwa zakładowe powołuje się jedynie w tych jednostkach organizacyjnych, które są zdolne do wytwarzania materiałów archiwalnych to jest akta kategorii A. Jak wskazuje ustawa, owe jednostki objęte są nadzorem archiwalnym właściwego terytorialnie archiwum państwowego.

Z kolei w jednostkach organizacyjnych w których nie wytwarza się materiałów archiwalnych, daną dokumentację przechowuje się w tzw. składnicy akt. Obie jednostki działają na różnych zasadach, jednak ich głównym celem jest gromadzenie i archiwizowanie potrzebnych dokumentów, danych itd.

Należy jednocześnie zauważyć, że archiwum zakładowe w instytucjach centralnych powołuje do życia Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, a w innych jednostkach ich stworzenie leży w gestii dyrektorów właściwych archiwów państwowych.

Archiwum zakładowe ma przede wszystkim na celu gromadzenie całości dokumentacji danej instytucji. Warto zauważyć, że odpowiednio prowadzone archiwum zakładowe spełnia zasadniczo dwie funkcje. Pierwszą z nich jest odciążenie poszczególnych komórek organizacyjnych od tej dokumentacji, która jest zbędna, ale którą nadal należy przechowywać. Druga funkcja z kolei to porządkowanie i zabezpieczenie materiałów archiwalnych, które po upływie 25 lat mogą trafić bezpośrednio do archiwum państwowego.

Materiały archiwalne a zadania kierownictwa danego zakładu pracy

Kluczem do odpowiedniego działania każdego archiwum zakładowego są jasno określone działania kierownictwa zakładu pracy. Te zadania, to między innymi:

• Wprowadzenie oraz stosowanie uzgodnionej z państwową służbą archiwalną instrukcji kancelaryjnej, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz wykazu akt;
• Przygotowanie lokalu archiwum zakładowego, który spełnia wszystkie wymogi określone przez ustawę. Należy zwrócić uwagę nie tylko na rozmiar pomieszczenia archiwum zakładowego, ale również na jego wyposażenie, a nawet na takie aspekty jak wilgotność i temperatura jaka panuje w danym pomieszczeniu;
• Zatrudnienie pracownika archiwum zakładowego, który będzie posiadał niezbędne doświadczenie i umiejętności, które pozwolą mu na należyte wykonywanie swoich obowiązków;
• Systematyczne szkolenie personelu biurowego w tematyce takie jak: tworzenie akt oraz ich przygotowanie do przekazania archiwum zakładowemu;

Personel archiwum zakładowego a jego zadania w zakresie materiałów archiwalnych

Nie tylko kierownictwo archiwum zakładowego ma na swojej głowie wiele obowiązków w zakresie tworzenia archiwów zakładowych. Personel archiwum również ma obowiązki, z których musi się wywiązać, a do najważniejszych z nich należy zaliczyć między innymi:

• współpraca z komórkami organizacyjnymi w kontekście prawidłowego tworzenia tak zwanych teczek spraw, a następnie ich szczegółowe przygotowanie do przekazania archiwum zakładowemu;
• Przejmowanie akt pochodzących z poszczególnych komórek organizacyjnych;
• Przechowywanie, a także ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie przejmowanych akt;
• Udostępnienia akt do rozmaitych celów, zwłaszcza służbowych;
• Prowadzenie, a także porządkowanie akt niewłaściwie opracowanych;
• Dbałość o odpowiednie zachowanie dokumentacji niearchiwalnej (to jest kat. B), której upłynął okres przechowywania;
• Przekazywanie materiałów archiwalnych wprost do archiwum państwowego;
• Dbałość o odpowiednie zachowanie dokumentacji w jej nienagannym stanie fizycznym, a jeżeli zajdzie taka konieczność, prowadzenie również niezbędnych prac konserwatorskich;
• Utrzymywanie również stałych kontaktów z archiwum państwowym, które jest odpowiedzialne za nadzorowanie pracy w danym archiwum zakładowym;

Czym jest sprawozdawczość archiwum zakładowego?

Polska to kraj, który jest wręcz obwarowany rozmaitymi przepisami. Trudno więc się dziwić, że tak dużo uwagi przykłada się do tego, żeby dokumenty były w odpowiedni sposób zapisywane, przechowywane i sortowane. Z punktu widzenia tego artykułu równie istotne jest udzielenie odpowiedzi na pytanie, czym tak właściwie jest sprawozdawczość archiwum zakładowego? Otóż pracownik archiwum zakładowego jest zobowiązany do regularnego składania sprawozdania z wykonania rocznego planu pracy. Takie sprawozdanie powinno zawierać zarówno część statystyczną jak i opisową. W części statystycznej pracownik powinien umieścić takie informacje jak na przykład ilość oraz stan jednostek archiwalnych, uwzględniając przy tym podział na materiały archiwalne oraz dokumenty niearchiwalne. W tej części powinni się również znaleźć informacje o ilości wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej, a także informacje o ilości przejętych jednostek archiwalnych z uwzględnieniem konkretnych komórek organizacyjnych. W części opisowej takiego sprawozdania powinny z kolei znaleźć się informacje dotyczące współpracy z danymi komórkami organizacyjnymi. Jeżeli istnieje taka konieczność, sprawozdanie powinno również opisać potencjalne problemy zachodzące w relacjach pomiędzy komórkami organizacyjnymi, a danym archiwum zakładowym. To są najważniejsze informacje związane z funkcjonowaniem archiwów zakładowych.