Gromadzenie materiałów archiwalnych przez jednostki lokalne często jest ograniczone w czasie. Jeśli firma ulega likwidacji, organizacja się rozwiązuje lub placówka zostaje zamknięta, zgromadzone zasoby muszą zostać przeniesione do innej jednostki. Proces ten nazywa się dziedziczeniem materiałów archiwalnych lub sukcesją. Może ona mieć jedną z dwóch form. Jedną z nich jest sukcesja czynna, której następstwem jest kontynuowanie zbioru przez sukcesobiorcę, a drugą sukcesja bierna.

Na czym polega sukcesja archiwalna?

Sukcesja archiwalna jest procesem, który ma na celu zachowanie tworzonego przez wiele lat zasobu, po zakończeniu działalności jego twórcy. Dokumenty nie są przekazywane w komplecie, ale wcześniej przechodzą selekcję i brakowanie. Są też starannie ewidencjonowane i opisywane, dzięki czemu trafiając do nowego miejsca, zostają wpasowane w tamtejszy zespół archiwalny. Brakowanie ma też na celu usunięcie z zasobu tych materiałów, które nie mają wartości archiwalnej i są zbędne dla sukcesobiorcy.

Przejęcie materiałów archiwalnych może obejmować całość zasobu lub jego część i wynika również z przekazania kompetencji merytorycznych. Oznacza to, np. że archiwum zamkniętego oddziału firmy może obsługiwać inny jej oddział lub inna firma o takim samym profilu działalności.

Na czym polega sukcesja czynna?

Sukcesja czynna jest związana z przejęciem zespołu archiwalnego w dotychczasowej postaci oraz jego kontynuowaniu przez dodawanie kolejnych jednostek archiwalnych i tworzenie kolejnych zbiorów w tym samym układzie. Oznacza to również kontynuację numeracji akt. W efekcie sukcesobiorca nie tylko magazynuje cenne dokumenty, ale też korzysta z nich i rozbudowuje. Odbywa się to przez dodawanie nowych teczek, poszytów czy ksiąg oraz włączenie do własnej registratury sukcesobiorcy.