Referent

Referent jest urzędnikiem biurowym zajmującym najniższe stanowisko w hierarchii służbowej firmy. Ze względu na wykonywane zadania i ich charakter często jest utożsamiany z sekretarzem lub asystentem. Z definicji jest to również osoba prowadząca sprawę, czyli odpowiedzialna za jej merytoryczne załatwienie. Stanowisko referenta jest stałą częścią organizacji sądów, organów administracji państwowej na różnych szczeblach, izb celnych czy urzędów różnego typu.

Zadania referenta

Referent jest osobą, która wykonuje wszelkie czynności kancelaryjne związane z prowadzeniem danej sprawy. Zaliczają się do nich:

• rejestrowanie sprawy,
• tworzenie projektów pism w sprawie,
• kompletowanie dokumentacji (akt) sprawy,
• nadzorowanie terminów związanych ze sprawą.

Wymienione obowiązki wynikają z zapisów, jakie zawiera Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Zależnie od miejsca pracy i organizacji firmy referent może też wykonywać inne zadania, przewidziane dla asystenta czy sekretarki. Są to, np. umawianie spotkań, wyszukiwanie informacji czy wykonywanie prostych prac biurowych.

Referent a system zarządzania dokumentacją

Współczesne firmy coraz częściej korzystają z rozwiązań informatycznych, które częściowo zmieniają zadania referenta. W tradycyjnym systemie zarządzania dokumentacją większość czynności wykonuje on ręcznie, dokonując sprawdzenia treści przesyłek i oznaczając je odpowiednimi sygnaturami. W systemie elektronicznym niektóre czynności związane z rejestracją sprawy są podobne, jednak przesyłanie czy ewidencjonowanie dokumentów to procesy, które odbywają się elektronicznie. Pomimo to referent zawsze musi zarejestrować przesyłkę, nadać jej sygnaturę oraz zadbać o kompletność danych. W systemie elektronicznym jego dodatkowym obowiązkiem jest nadawanie metadanych przesyłkom wpływającym i przeznaczonym do wysyłki.