Archiwa zakładowe samorządowe

Do sprawnego i zgodnego z prawem zarządzania jednostką organizacyjną niezbędne jest założenie i rzetelne prowadzenie archiwum zakładowego samorządowego. Konieczność stworzenia takiego ogniwa dotyczy zarówno urzędów, jak i organów samorządu terytorialnego na wszystkich szczeblach, a nawet ważniejszych samorządowych jednostek organizacyjnych ustalonych przez archiwa państwowe. Obowiązek kontrolowania pracy archiwum spoczywa na kierowniku lub jego zastępcy. W gestii jego zespołu leży:

• ewidencjonowanie zgromadzonej dokumentacji oraz jej odpowiednie zabezpieczenie,
• klasyfikowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania,
• przekazywanie materiałów do właściwych jednostek archiwów państwowych, również po upływie ustalonego czasu.

Dlaczego tak ważne jest prowadzenie samorządowego archiwum zakładowego?

Dzięki zebranym i uporządkowanym dokumentom łatwiej jest odtwarzać przebieg spraw, chronić ważne materiały, wykorzystywać je później zgodnie z przeznaczeniem. Konieczność prowadzenia archiwum wynika z regulacji zawartych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Dokładnie wyjaśnia ona zakres obowiązków spoczywających na państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, które wytwarzają rzeczone materiały. Regulacje odnoszą się m.in. do organizacji i sposobu prowadzenia archiwum, prawidłowego przechowywania napływającej dokumentacji, stosowania jednolitego wykazu akt, sposobu udostępniania archiwum czy procedur związanych z występowaniem o zgodę na realizację procedury brakowania.