Sygnatura archiwalna

Sygnatura archiwalna to znak rozpoznawczy nadany jednostce archiwalnej, umożliwiający jej zidentyfikowanie. Najczęściej to rozwiązanie wdrażane jest w instytucjach państwowych oraz prywatnych zakładach pracy w archiwum zakładowym. Archiwum to pomieszczenie, które jest wydzielone na terenie przedsiębiorstwa i funkcjonuje jako komórka wewnętrzna. Przechowuje się w nim dokumenty firmowe, księgi podatkowe i rachunkowe, sprawozdania, wyniki inwentaryzacji, listy płac.

Ze względu na to, jak wiele dokumentów w formie papierowej musi być składowane na terenie archiwum, do ich oznakowania stosuje się właśnie sygnaturę archiwalną. Składa się ona z numeru spisu zdawczo-odbiorczego zarejestrowanego w odpowiednim wykazie i liczby porządkowej, pod którą w tym spisie dana jednostka archiwalna została wpisana.

Dlaczego ważne jest ujednolicenie znaków rozpoznawczych?

Bez względu na to, jak duży jest zakład pracy czy instytucja, ważne jest wprowadzenie sygnatury archiwalnej. W każdym z miejsc, w którym gromadzone i przechowywane są dokumenty, należy przyjąć, wdrożyć, a następnie przestrzegać jednego systemu identyfikacji. Przeszkolenie pracowników w zakresie kategoryzowania dokumentów ułatwi sprawne porządkowanie dokumentów, a następnie ich odszukiwanie. To ważne, ponieważ przedsiębiorcy są zobligowani do przechowywania dokumentacji pracowniczej, firmowej, ZUS przez określony czas, wynoszący niekiedy nawet 50 lat.

Sygnatura archiwalna pozwala na bardziej intuicyjne nawigowanie po zakładowym archiwum, w którym znajdują się dokumenty. Nawet jeśli część z nich zostanie przeniesiona na platformę elektroniczną, może minąć wiele czasu, zanim znikną całkowicie archiwa z papierami, a ich miejsce zastąpią katalogi wirtualne.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.