Sygnatura archiwalna

Sygnatura archiwalna to znak rozpoznawczy nadany jednostce archiwalnej, umożliwiający jej zidentyfikowanie. Pojęcie to również jest definiowane jako system znaków, który wskazuje na miejsce przechowywania jednostki archiwalnej. Najczęściej to rozwiązanie wdrażane jest w instytucjach państwowych oraz prywatnych zakładach pracy w archiwum zakładowym. Archiwum to pomieszczenie, które jest wydzielone na terenie przedsiębiorstwa i funkcjonuje jako komórka wewnętrzna. Przechowuje się w nim dokumenty firmowe, księgi podatkowe i rachunkowe, sprawozdania, wyniki inwentaryzacji, listy płac.

Ze względu na to, jak wiele dokumentów w formie papierowej musi być składowane na terenie archiwum, do ich oznakowania stosuje się właśnie sygnaturę archiwalną. Stanowi ona konkretny system znaków – liter i cyfr, które umożliwiają zidentyfikowanie przechowywanych dokumentów oraz ich szybkie odnalezienie. Dzięki sygnaturze również jednostka archiwalna może być łatwo wprowadzona do elektronicznej bazy danych.

Sygnatura archiwalna nie jest przypadkowym zlepkiem znaków, lecz ich konkretnym układem, tworzonym zawsze w taki sam sposób bez względu na typ i miejsce ulokowania archiwum. Dzięki temu archiwista doskonale porusza się w oznaczeniach każdego zbioru archiwalnego.

Prawidłowo stworzona sygnatura archiwalna składa się z takich oznaczeń, jak:

• skrót literowy nazwy archiwum,
• pełna nazwa lub literowy skrót nazwy zespołu,
• numer zespołu,
• numer pozycji w inwentarzu archiwalnym.

Przykładowe, prawidłowo stworzone oznaczenie to, np. APP, UWP 1945?1950, 471, poz. 115.

Sygnatura archiwalna może być rozbudowana o dodatkowe elementy. Taka sytuacja ma miejsce wtedy, gdy w zespole archiwalnym znajdują się co najmniej dwa zbiory akt o takiej samej nazwie. Jako elementy różnicujące stosuje się wówczas daty działalności twórcy zespołu. Stanowią one część pełnej sygnatury archiwalnej.

Oznaczenia sygnatury archiwalnej w bazach elektronicznych

Od pewnego czasu również archiwistyka ulega cyfryzacji. Stąd też dokumenty papierowe są wprowadzane do elektronicznych baz danych, takich jak ZoSIA czy IZA. Systemy te gromadzą dane o materiałach archiwalnych, takich jak dokumentacja aktowa, kartograficzna czy techniczna. Obecnie zbiory w bazie obejmują ok. 28% wszystkich zespołów przechowywanych w archiwach państwowych. Ze względu na formę i bogactwo zbioru w takiej bazie stosuje się w niej nieco inny sposób oznaczania jednostek archiwalnych. Sygnatura archiwalna w systemach informatycznych nie jest uregulowana prawnie i ma charakter umowny. Jest złożona wyłącznie z cyfr i składają się na nią:

• nr archiwum,
• nr zespołu,
• cd nr zespołu,
• ID serii (opcjonalnie),
• nr kolejny jednostki w zespole.

Dlaczego ważne jest ujednolicenie znaków rozpoznawczych?

Bez względu na to, jak duży jest zakład pracy czy instytucja, ważne jest wprowadzenie sygnatury archiwalnej. W każdym z miejsc, w którym gromadzone i przechowywane są dokumenty, należy przyjąć, wdrożyć, a następnie przestrzegać jednego systemu identyfikacji. Przeszkolenie pracowników w zakresie kategoryzowania dokumentów ułatwi sprawne porządkowanie dokumentów, a następnie ich odszukiwanie. To ważne, ponieważ przedsiębiorcy są zobligowani do przechowywania dokumentacji pracowniczej, firmowej, ZUS przez określony czas, wynoszący niekiedy nawet 50 lat.

Sygnatura archiwalna pozwala na bardziej intuicyjne nawigowanie po zakładowym archiwum, w którym znajdują się dokumenty. Nawet jeśli część z nich zostanie przeniesiona na platformę elektroniczną, może minąć wiele czasu, zanim znikną całkowicie archiwa z papierami, a ich miejsce zastąpią katalogi wirtualne.

Podstawy prawne i zalecenia formalne

Dokumentem, który dostarcza informacji na temat sposobu tworzenia i miejsca umieszczania sygnatury archiwalnej, jest Pismo ogólne nr 2 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 28 maja 1984 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych do sporządzania inwentarzy archiwalnych zespołów (zbiorów) akt wytworzonych w okresie, kancelarii akt spraw. Akt prawny nie należy do nowych, jednak wciąż jeszcze ma zastosowanie.

Natomiast w przypadku dokumentów zdigitalizowanych umieszczanych w zbiorach elektronicznych wskazówką jest Zarządzenie nr 13 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 czerwca 2011 r. w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych oraz Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 13, który ustala nazewnictwo pliku zeskanowanej jednostki.