Tworzenie dokumentu, który ma utrwalać określone informacje lub wskazywać na przedmiot sprawy do załatwienia, nie zawsze ogranicza się do sporządzenia pojedynczego pisma. Aby uzyskać pełny obraz sytuacji i zapoznać się ze wszystkimi szczegółami, jest niezbędne uzupełnienie go o różne materiały pomocnicze. Stąd też załącznik jest dowolnym nośnikiem informacji, przedmiotem czy materiałem pisanym, który ułatwia zrozumienie treści dokumentu głównego. W archiwistyce często wchodzi on w skład jednostki inwentarzowej.

Jakie są funkcje załączników?

Składając dowolne podanie w urzędzie, zakładzie pracy czy instytucji publicznej, zazwyczaj klient lub petent dołącza do niego szereg dodatkowych dokumentów. Mają one potwierdzić informacje umieszczone w podaniu, dzięki czemu zainteresowany staje się bardziej wiarygodny, jedną z najpopularniejszych form takich dokumentów z załącznikami jest CV składane przy poszukiwaniu pracy. Uzupełnia się je o kserokopie świadectw, prawa jazdy czy innych zaświadczeń potwierdzających kwalifikacje.

Załącznik pełni trzy zasadnicze funkcje:

• uzupełnia informacje umieszczone w dokumencie głównym,
• potwierdza te informacje formalnymi dokumentami,
• pomaga lepiej zrozumieć treść dokumentu lub ją zobrazować.

Znaczenie załączników pozwala zrozumieć próba przedstawienia na piśmie wyglądu osoby lub jej głosu. Znacznie lepsze rezultaty zapewnią fotografia lub nagranie dźwiękowe.

Rodzaje załączników

Załącznik może przyjmować różne formy. W oficjalnej dokumentacji także archiwalnej, często są to kolejne arkusze papieru wypełnione istotną treścią i potwierdzone podpisami czy urzędowymi pieczęciami. Załącznikiem może też być taśma filmowa, płyta gramofonowa, zdjęcie, artykuł prasowy lub przedmiot. Ten ostatni często jest załącznikiem do dokumentów sądowych i stanowi dowód w sprawie.