Teczka spraw (aktowa)

Przechowywanie pojedynczych dokumentów w archiwum lub przekazywanie ich z jednej komórki organizacyjnej do innej, w celu załatwienia sprawy, niesie za sobą ryzyko zniszczenia dokumentów. Istnieje też zagrożenie ich zdekompletowania, jeśli składają się z więcej niż jednej kartki. Dlatego w systemie organizacji biur czy archiwów, stosuje się różne formy ich gromadzenia i oznaczania. Jedną z nich jest teczka spraw (teczka aktowa).

Czym jest teczka spraw (teczka aktowa)?

Wbrew temu, co sugeruje samo pojęcie, teczka spraw (teczka aktowa) może, ale nie musi być nią w dosłownym rozumieniu. Do kompletowania i zabezpieczania wielokartkowych dokumentów stosuje się papierowe teczki wiązane, które bez problemu można opisać odpowiednią sygnaturą i nadać im tytuł sprawy. W przypadku większej liczby elementów w dokumencie, rolę teczki spraw, może też pełnić segregator o odpowiedniej pojemności lub skoroszyt.

W teczce spraw (teczce aktowej) nie umieszcza się przypadkowych dokumentów. Muszą one być ze sobą powiązane, a w szczególności powinny:

  • mieć jednorodną formę,
  • być rzeczowo pokrewne,
  • dotyczyć ostatecznie załatwionej sprawy,
  • być objęte tą samą grupą akt ustaloną rzeczowym wykazem akt,
  • stanowić odrębną jednostkę archiwalną.

Rodzaje teczek aktowych

W kancelariach oraz biurach do segregacji i porządkowania akt używa się różnych teczek aktowych. Są to, np.

  • teczka dla akt spraw jednorodnych (odpowiadająca klasie w JRWA),
  • teczka przeznaczona dla dokumentacji, która nie tworzy akt spraw,
  • teczki na wydzielone grupy spraw,
  • teczka akt jednej sprawy,
  • teczka wieloletnia,
  • teczka zbiorcza.

Teczki aktowe są zakładane dla końcowej klasy w wykazie akt. Im więcej jest tych klas, tym więcej teczek znajduje się w zespole archiwalnym. Są one wykorzystywane wyłącznie w tradycyjnym systemie kancelaryjnym, w którym dokumenty są przygotowywane i przechowywane w wersji papierowej.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.