Kwalifikacja archiwalna

Archiwum jest miejscem gromadzenia i przechowywania zbiorów, złożonych z rozmaitych jednostek archiwalnych. Poszczególne dokumenty – akty, nagrania dźwiękowe i wideo, broszury, zdjęcia, publikacje itp. – nie zawsze mają tę samą wartość historyczną. Do jej określenia służy tzw. kwalifikacja archiwalna, która stanowi podstawę przydzielenia materiałowi określonego symbolu oznaczenia.

Kwalifikacja, czyli nadawanie wartości archiwalnej

Pojęcie zakwalifikowania czegoś do konkretnej grupy, kategorii, klasy jest powszechnie znane. Podobnie jest też rozumiane w archiwistyce, w której kwalifikowaniu podlegają jednostki archiwalne. Jest to niezbędne z uwagi na różną wartość historyczną czy materialną dokumentów w kontekście ich bieżącej czy późniejszej przydatności.

Stąd też kwalifikacja archiwalna nie jest niczym innym, jak nadawaniem wartości jednostce w zbiorze oraz przydzielaniem jej do konkretnej kategorii. Pozwala to na sprawniejsze zarządzanie zgromadzonymi archiwaliami. Ułatwia też systematyczne usuwanie z nich materiałów, które straciły swoją wartość, są nieprzydatne i w związku z tym nie kwalifikują się do przechowywania w zbiorze.

Kwalifikacja archiwalna – przypisywanie klas

Nadawanie wartości historycznej jednostkom archiwalnym jest równoznaczne z przypisywaniem do jednej z czterech klas. Przynależność do nich jest definiowana symbolem. W ogólnie przyjętym systemie są to wielki litery i cyfry:

  • A – materiał archiwalny,
  • B – materiał niearchiwalny, mający wartość dla jednostki organizacyjnej, w której jest przechowywany. Okres jego przechowywania określa liczba przy symbolu (np. B15),
  • BE – materiały, które powinny być poddane ekspertyzie i przeznaczone do archiwizacji lub brakowania. Okres przeprowadzenia ekspertyzy oznacza się liczbą (np. BE50),
  • BC – materiały które utraciły swoją wartość i powinny być poddane brakowaniu.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.