Ekspedycja

Pojęcie ekspedycji kojarzy się przede wszystkim z wysyłaniem różnych przesyłek. Jest ono bardzo szerokie i dotyczy wszystkich typów materiałów luzem, paczek, palet, żywych zwierząt i roślin oraz wielu innych przedmiotów. W biurach, urzędach, kancelariach i innych organach administracyjnych ekspedycja dotyczy również dokumentów.  Nie odbywa się ona na przypadkowych zasadach, lecz jest objęta procedurą zapisaną w instrukcji kancelaryjnej. Pozwala ona na zachowanie kontroli nad obiegiem dokumentów oraz wymianą korespondencji dotyczącej konkretnej sprawy.

Ekspedycja korespondencji w systemie kancelaryjnym

Ekspedycja pism urzędowych oraz korespondencji przebiega podobnie w systemie dziennikowym i bezdziennikowym. W pierwszym przypadku, przed wysłaniem dokumentu osoba odpowiedzialna wpisuje go do dziennika podawczego, nadając odpowiedni numer ewidencyjny. W obu systemach procedura ekspedycji obejmuje następujące czynności:

  • sprawdzenie poprawności sporządzenia pisma, dołączonych podpisów i pieczątek oraz ewentualnych załączników,
  • odnotowanie daty nadania korespondencji na jej kopii,
  • segregację pism przeznaczonych do ekspedycji oraz wpisanie ich do dziennika korespondencji wychodzącej,
  • umieszczenie pism w zaadresowanych kopertach,
  • wpisanie do ewidencji przesyłek poleconych,
  • rozliczenie opłat pocztowych przez umieszczenie odpowiedniej pieczątki lub naklejenie znaczka.

Ekspedycja korespondencji za pośrednictwem poczty może być prowadzona na podstawie długoterminowej umowy. Dzięki temu przy wysyłce dużej liczby przesyłek nie jest konieczne naklejanie znaczków. Zamiast nich stosuje się pieczątki z napisem: „opłata pocztowa zryczałtowana” lub „opłata pocztowa skredytowana”.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.