Dokumentacja technologiczna

Informacje zawarte w dokumentacji technologicznej mają dużą wartość dla przedsiębiorstwa. To cenny zasób wiedzy, którą należy odpowiednio chronić. Zasady prawidłowej archiwizacji regulują zapisy ustawy, a także wewnętrzne procedury kancelaryjne firmy. Dla zachowania porządku i należytej ochrony, liczy się zarówno sposób kategoryzowania, jak również przechowywania plików.

Dokumentacja technologiczna to zbiór procedur, zasad i instrukcji, które są wykorzystywane w produkcji towarów lub świadczeniu usług. Zawiera nie tylko treści, ale też ilustracje oraz karty instrukcyjne. Może składać się z wielu komponentów.

Materiały do archiwizacji

Zanim dokumenty zostaną przekazane do archiwizacji, należy właściwe je skategoryzować (symbol A oznacza archiwalia wieczyste, symbol B zezwala na utylizację plików po upływie określonego czasu). Następnie należy właściwie opisać dokumenty technologiczne oraz wybrać sposób ich przechowywania. Do wyboru są:

  • teczki i pudła z tektury bezkwasowej,
  • pudła z tektury falistej,
  • koperty.

Archiwizować samemu czy zlecić?

Wiele firm, które nie dysponują zapleczem do przechowywania dokumentów technologicznych, decydują się zlecić archiwizację firmom zewnętrznym. Outsourcing ma wiele zalet, ponieważ pozwala na staranną realizację procesu i minimalizuje ryzyko zniszczenia, zgubienia czy wycieku danych wrażliwych, podlegających szczególnej ochronie. Tym samym nie naraża osób odpowiedzialnych na konsekwencje w postaci m.in. grzywny, a nawet pozbawienia wolności.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.