Kancelaria tajna
Przetwarzanie, przechowywanie czy przesyłanie dokumentów, które zawierają tzw. treści niejawne, wymaga stosowania specjalnych zasad. Mają one na celu ograniczenie do minimum ryzyka wydostania się danych i wykorzystania ich w celach przestępczych. Jedną z form takiej ochrony jest wyodrębniona komórka organizacyjna, określana jako kancelaria tajna.
Charakterystyka kancelarii tajnej
Celem utworzenia kancelarii tajnej jest zapewnienie znacznie większej ochrony przetwarzanych czy archiwizowanych dokumentów. W tym celu stosuje się specjalne środki ochrony – zarówno fizycznej, jak w zakresie procedur czy przeszkolenia pracowników. Przed przystąpieniem do wyboru zabezpieczeń jest wymagane określenie poziomu zagrożeń oraz ich rodzaju, a także klauzul tajności i ilości niejawnych materiałów, sposobów przechowywania dokumentów czy liczby osób, które mają do nich dostęp.
Kancelaria tajna podlega bezpośrednio pełnomocnikowi ochrony oraz jest obsługiwana przez podległych mu pracowników.
Zadania kancelarii tajnej
Kancelaria tajna jest organizowana w firmie, organie administracyjnym lub instytucji jako odrębna jednostka, pracująca równolegle z tradycyjną kancelarią. Jej zadaniem jest zajmowanie się dokumentacją, które została oznaczona klauzulą tajności. Są to:
- właściwe rejestrowanie,
- przechowywanie,
- wdrażanie w obieg,
- wydawanie materiałów osobom z odpowiednimi uprawnieniami.
Kancelaria tajna może stanowić część typowej kancelarii pod warunkiem, że dokumenty niejawne są wyraźnie oddzielone, przechowywane zgodnie ze specjalnymi zasadami oraz obsługiwane przez osoby z odpowiednim przygotowaniem. Powinny one mieć poświadczenie bezpieczeństwa odpowiednie do najwyższej klauzuli dokumentów przetwarzanych w kancelarii.