Granice zespołu archiwalnego

Gromadzenie materiałów archiwalnych w określonej jednostce organizacyjnej jest regulowane konkretnymi przepisami. Wyznaczają one nie tylko sposoby zbierania, opracowywania czy klasyfikowania dokumentów. Wskazują też, które materiały mogę się znaleźć w konkretnym archiwum. Zakres takich akt jest określany jako granice zespołu archiwalnego.

Dlaczego wyznacza się granice zespołu archiwalnego?

Zbieranie dokumentów różnego typu w lokalnym archiwum nie może się odbywać bez określenia konkretnych zasad. Zachowanie pełnej dowolności w tym zakresie doprowadziłoby do powstania zbiorów, których znaczna część nie miałaby żadnej wartości. Następstwem przypadkowego archiwizowania byłoby też znaczne rozproszenie tematyczne zasobów i włączenie do nich materiałów przypadkowych, niezwiązanych bezpośrednio z działalnością firmy czy organizacji.

Precyzyjnie wyznaczone granice zespołu archiwalnego pozwalają na ograniczenie wielkości zasobów do tych najbardziej wartościowych. Następstwem tego jest ich lepsze uporządkowanie a w dalszej kolejności – szybszy i mniej problemowy dostęp do poszukiwanych dokumentów.

Czym są granice zespołu archiwalnego?

Z definicji archiwistyki przez zespół archiwalny rozumie się całość dokumentacji uznanej według za wieczystą (kat. A) i zgromadzonej przez jednego twórcę. Może nim być osoba fizyczna lub urząd. Za granice zespołu archiwalnego uznaje się zakres materiałów, które mają bezpośredni związek z twórcą zespołu. Określają go czynniki takie jak: daty powstania i likwidacji firmy, organizacji lub innego twórcy zespołu, zakres jego funkcji oraz kompetencje rzeczowe i terytorialne.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.