Zespół archiwalny otwarty

Zespoły archiwalne można podzielić na otwarte i zamknięte. Ta pierwsza grupa odnosi się do określania zespołu, który stale jest zasilany nowymi dokumentami przeznaczonymi do archiwizacji zgodnie z przyjętymi procedurami. Ich przekazywaniem zajmuje się twórca zespołu, którym może być:

  • osoba fizyczna lub
  • samodzielny urząd (np. urząd wojewódzki, gminy, powiatu).

Sam zespół archiwalny otwarty to pojęcie używane do określenia całości dokumentacji zgromadzonej, a następnie przekazanej właściwej jednostce. Można ona współpracować z twórcą bezpośrednio lub za jego pośrednictwem otrzymywać materiały pochodzące z różnych źródeł. Zakres współpracy zależy od przyznanych kompetencji oraz wypracowanych schematów postępowania. Po tym, jak dokumenty przejdą właściwy proces i zostaną skatalogowane w archiwum, można mówić o nich w kontekście zespołu archiwalnego otwartego.

Zespół archiwalny otwarty to opozycja dla zespołu zamkniętego. Taki podział jest popularny i powszechnie stosowany z uwagi na odmienny czas, w jakim działa twórca zespołu. Jeżeli zasób zostanie uznany jako otwarty, wówczas sugeruje to, że dane archiwum ma uprawnienia do kształtowania narastających w jego strukturach materiału.

Zespoły archiwalne, ze względu na różnorodność i chęć usystematyzowania, można też podzielić na przykładowe, typowe oraz szczątkowe. Znane jest też rozróżnienie na zespoły archiwalne proste oraz złożone, które mają odmienną budowę wewnętrzną.