Podteczki

Podteczki to teczki wiązane, skoroszyty, segregatory itp. służące do przechowania w układzie numerycznym lub alfabetycznym dokumentacji serii jednorodnych spraw albo obiektów, których wspólny tytuł pochodzi z teczki macierzystej. Jest to więc sposób na wydzielanie pewnej części spraw z danej teczki, stąd też zamiennie w archiwistyce stosowane jest wyrażenie „grupa spraw”. Nierzadko też zamiast sformułowania „podteczki” używa się określenia: Rejestracja spraw w wydzielonych grupach spraw.

Tworzenie podteczek odbywa się na podstawie ściśle określonych zasad. Tego rodzaju zbiory tworzy się, jeśli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki i utworzenia z nich odrębnego zbioru. Nowo utworzone podteczki otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według wykazu akt, a także hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Mogą być zakładane w układzie numerycznym lub alfabetycznym podmiotów spraw, zgodnie z preferencjami i potrzebami.

Dodatkowo można też założyć osobny spis spraw, pamiętając, że w spisie spraw teczki macierzystej musi się wówczas znaleźć tytuł owej podteczki. Znakiem sprawy będzie wówczas połączenie:

• znaku akt teczki macierzystej (np. BR.055),
• następnego numeru, pod którym wpisano podteczkę w spisie spraw (np. 34),
• kolejnego numeru, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki (np. 7),
• roku, w którym powstał dany zbiór (np. 2022).

Przykład: BR.055.34.7.2022

Warto pamiętać, że wydzielanie podteczek, które skutkowałyby „uśmierceniem” teczki macierzystej, jest nieprawidłowe. Sprawy znajdujące się w niej powinny bowiem stanowić część zbioru spraw znajdujących się w teczce macierzystej. Zasadniczo tworzy się je dopiero w momencie wpłynięcia pierwszej sprawy, która miałaby się tam znaleźć. Planowanie tworzenia grup spraw i rezerwowanie dla nich numerów również jest działaniem nieprawidłowym. Tym samym należy mieć na uwadze, że teczka macierzysta służy rejestracji spraw, a do wydzielenia podteczek powinno dochodzić dopiero wtedy, gdy zajdzie taka potrzeba, czyli kiedy pojawia się pierwsza sprawa, która ma zostać zarejestrowana w podteczce. Nie należy tworzyć ich wcześniej ani zachowywać dla nich numerów „na zapas”, gdyż może to wprowadzić niepotrzebny chaos w dokumentacji.

Co istotne, dla podteczki założonej w danym roku nie należy dodawać kolejnych spraw wszczętych w roku kolejnym. Jest jednak możliwość kontynuowania spraw rozpoczętych w tym roku, które jeszcze nie zostały zakończone. Jak to wygląda w praktyce? Jeśli została założona podteczka w 2021 roku dla danej sprawy, a w 2022 roku pojawiły się dodatkowe dokumenty w tejże sprawie, to można je włączyć do teczki. Jeśli jednak w styczniu 2022 pojawiły się nowe sprawy, to niezbędne jest założenie kolejnej podteczki dla tego roku. Podsumowując podteczki z definicji zakłada się tylko na konkretny rok.

Podteczki tworzy się w celu uporządkowanego, długoterminowego przechowywania dokumentów, stąd też niezbędne jest zastosowanie odpowiednich materiałów, które zagwarantują trwałość i odporność przechowywanego papieru na czynniki zewnętrzne. W związku z tym wykorzystywane są teczki bezkwasowe, które nie mają kwasowego odczynu i tym samym stwarzają optymalne środowisko dla zawartości. Stosuje się je do celów archiwizacyjnych, ponieważ chronią zbiory przed rozkładem papieru.

Opakowania kwasoodporne w branży archiwizacyjnej są wykorzystywane z uwagi na bardzo dobre zabezpieczenie przechowywanego papieru. Odpowiedni materiał wykonania przekłada się na długotrwały cały okres gromadzenia dokumentów – dzięki temu teczki bezkwasowe świetnie sprawdzają się w przypadku podteczek.