Roczne daty krańcowe

Gromadzenie dużej ilości dokumentów archiwalnych wymaga starannego porządkowania i opisywania zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami. Pozwala to nie tylko na szybkie dotarcie do potrzebnego dokumentu czy teczki aktowej, ale też dostarcza informacji o tym, jakie materiały zawiera dany zbór czy jednostka archiwalna. Jedną z danych umieszczanych w opisie są roczne daty krańcowe.

Do czego odnoszą się daty krańcowe?

Pojęcie dat krańcowych jest jednakowo rozumiane bez względu na to, jakiego zbioru, zasobu czy jednostki dotyczy dany opis. Oznacza daty sporządzenia najstarszego i najnowszego dokumentu w zbiorze. Daty skrajne wyznaczają tzw. granice chronologiczne wydarzeń, które zostały udokumentowane danym zbiorem czy jednostką archiwalną.

Określenie „roczne” jest stosowane głównie dlatego, że w większości przypadków daty są podawane w formie oznaczenia roku, w którym sporządzono pierwszy i ostatni dokument. Tylko w wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach dokonuje się zapisu dat w pełniej formie, uwzględniając dzień i miesiąc.

Jakie funkcje pełnią roczne daty końcowe?

Poza wymienionymi wcześniej informacjami o granicach chronologicznych dokumentacji w zbiorze, zasobie lub jednostce archiwalnej, roczne daty końcowe pełnią też inne funkcje:

  • wskazują na okres działalności twórcy zbioru oraz jego poprzedników, jeśli w zbiorze znajdują się anteriora,
  • wyróżniają części jednostki archiwalnej, jeśli z uwagi na dużą objętość, zostanie ona podzielona na dwie lub trzy równorzędne,
  • ułatwiają poszukiwanie materiałów archiwalnych z konkretnego okresu.

Roczne daty krańcowe (skrajne) zapisuje się w postaci liczbowej pod numerem akt. Jeśli poprzedzają je dane skrajne anteriorów zawartych w dokumentacji, umieszcza się je w nawiasie kwadratowym, w układzie: [1957-1973] 1973-1990.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.