Dokumentacja tajna i ściśle tajna

Dla wielu osób przechowywanie dokumentacji tajnej jest bardzo kłopotliwe. Proces ten wymaga znajomości ustawy z 2010 roku, która dotyczy szeroko pojętej ochrony informacji niejawnych (najczęściej tajemnic państwowych czy służbowych). Dokumenty mogą mieć różną formę, zarówno papierową, jak również audio czy video. Polskie prawo przewiduje nie tylko sposób ich archiwizowania, ale też okres, przez jaki podlegają ochronie.

Dokumentacja ściśle tajna o charakterze państwowym powinna być przechowywana w archiwum nawet przez 50 lat. W przypadku informacji służbowych, termin ten jest krótszy i wynosi od 2 do 5 lat (w zależności od tego, czy zostaną sklasyfikowane jako „zastrzeżone” czy „poufne”).

Kancelaria tajna

Oprócz ustawy państwowej, w każdej firmie zastosowanie mają również wewnętrzne regulacje i przepisy kancelaryjno-archiwalne. Dotyczą one także udostępniania akt oraz sposobu ich utylizacji. Realizacją tych zadań zajmuje się wydzielona komórka — kancelaria tajna, podlegająca jednostce ochrony w danym przedsiębiorstwie.

Jest ona uprawniona do stosowania środków bezpieczeństwa, mających na celu ochronić dane zawarte w dokumentacji ściśle tajnej. Określa poziom zagrożeń oraz ich rodzaje, a także zbiera informacje na temat ilości dokumentacji zastrzeżonej.

Ze względu na liczne obostrzenia dotyczące dokumentacji zastrzeżonej — jej kategoryzowanie, przechowywanie, archiwizację i utylizację, często powierza się wyspecjalizowanym firmom. Outsourcing ma w tym wypadku sporo zalet:

  • dokumenty są odpowiednio oznakowane, posegregowane i umieszczone w bezpiecznym miejscu,
  • firma oszczędza czas i zasoby, które musiałaby oddelegować do stworzenia i prowadzenia kancelarii tajnej,
  • firma ma pewność, że archiwizacja przebiega zgodnie z przepisami prawa.

Sposoby przechowywania

Wszystkie pliki, które zostaną uznane za niejawne i podlegające szczególnej ochronie muszą mieć odpowiednią klauzulę tajności:

  • ściśle tajne,
  • tajne,
  • poufne,
  • zastrzeżone.

Od klasyfikacji zależy, gdzie zostaną umieszczone. Najczęściej za najbezpieczniejsze uznaje się metalowe szafy pancerne, które są zabezpieczane szyfrem. Kod otwierający mechanizm elektroniczny lub ryglujący jest znany wyłącznie wybranym osobom.

Kontrola dostępu

Wszystkie dokumenty tajne muszą być chronione i udostępniane wyłącznie osobom do tego upoważnionym. Powinny one znać szyfr do elektronicznych zamków z ryglami, które zabezpieczają szafy pancerne lub metalowe. Sposób wydawania aktów na wniosek osób trzecich również podlega regulacjom. Konsekwencją ich nieprzestrzegania może być wycieknięcie poufnych danych osobowych z dokumentacji ściśle tajnej i ich wykorzystanie przez jednostki nieuprawnione.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.