Pismo

Pismo jest rodzajem dokumentu lub wypowiedzi sporządzonej przez osobę fizyczną, lub urzędnika na nośniku papierowym w określonym celu. Może nim być chęć utrwalenia wypowiedzi, uzyskania potwierdzenia złożenia wniosku czy prośby lub wystosowania odpowiedzi, jako gwarancji rozpatrzenia sprawy.  Pismo jest też wypowiedzią utrwalającą czynność urzędową z możliwością zarchiwizowania zarówno jej przebiegu, jak i podjętych decyzji. Tego typu dokument może mieć formę napływającą lub wypływającą. W pierwszym wypadku trafia do obiegu, przechodząc przez kolejne punkty zatrzymania, aż do załatwienia sprawy. W drugim – jest odpowiedzią urzędową, która zostaje wysłana do adresata.

Rodzaje pism

Zgodnie z wcześniejszą definicją, za pismo można uznać każdy dokument pisany lub drukowany, który trafia do kancelarii czy sekretariatu. Każdy z takich dokumentów może jednak mieć innych charakter i bywa przygotowany z innych powodów. Dlatego pisma dzieli się na różne kategorie. Do tych najczęściej spotykanych zalicza się:

Formy pism

Na szczególną uwagę zasługują pisma urzędowe, których sporządzanie jest zazwyczaj uwarunkowane określonymi regułami. Zasady ich przygotowania określają wewnętrzne instrukcje, które opisują rodzaj nagłówków, wielkość czcionki i marginesów czy formy osobowe, w jakich należy się zwracać do petenta. Ponadto takie pisma muszą też być opatrzone pieczęcią nagłówkową i podpisami osób sporządzających oryginały.

Z mniejszymi wymaganiami spotyka się sporządzanie pism okólnych. Jednak również one rozsyłane pomiędzy komórkami w instytucji czy firmie przyjmują określoną, rozpoznawalną formę. Natomiast celem przygotowania pisma przewodniego jest poinformowanie adresata o przesłaniu załączonych do niego dokumentów.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.